Có thể công chứng lại bản sao đã được công chứng trước đó không?
Công chứng lại giấy tờ là nhu cầu thường gặp khi người dân cần thêm bản sao hoặc làm lại giấy tờ đã mất. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc công chứng lại một bản sao đã công chứng cũng được pháp luật cho phép. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định về vấn đề này, kèm căn cứ pháp lý, ví dụ minh họa cụ thể và các lưu ý thực tế cần biết.
>>> Xem thêm: Tiết kiệm thời gian, chi phí với văn phòng công chứng được nhiều người tin tưởng.
1. Công chứng lại giấy tờ là gì?
1.1. Khái niệm công chứng lại giấy tờ
Công chứng lại giấy tờ thường được hiểu là việc yêu cầu công chứng thêm một lần nữa đối với bản sao đã được công chứng từ trước. Tuy nhiên, trên thực tế, thuật ngữ này có thể gây nhầm lẫn. Về bản chất, bạn không được công chứng lại một bản sao công chứng, mà phải sao y lại từ bản chính gốc.
1.2. Công chứng bản sao khác gì bản sao y từ bản sao?
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính hợp pháp, xác thực của bản dịch, bản sao từ bản chính. Do đó, bản sao công chứng chỉ có giá trị nếu được sao từ bản chính hợp lệ. Việc sao từ một bản sao công chứng (tức sao chồng bản sao) là không hợp lệ và không được pháp luật công nhận.
Ví dụ minh họa: Chị A có một bản sao công chứng giấy khai sinh được cấp năm 2021. Năm 2025, chị bị mất bản chính và mang bản sao công chứng đi công chứng lại. Văn phòng công chứng sẽ từ chối, vì bản sao không phải là bản gốc để tiếp tục chứng thực.
2. Quy định pháp luật về việc công chứng lại giấy tờ
2.1. Công chứng lại giấy tờ: Công chứng từ bản sao là không hợp lệ
Căn cứ Điều 77 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền chỉ được chứng thực bản sao từ bản chính, không được chứng thực bản sao từ bản sao.
Trích dẫn pháp luật:
“Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao và thực hiện việc chứng thực trong trường hợp bản chính hợp lệ.”
Điều này đồng nghĩa với việc không có khái niệm “công chứng lại bản sao đã công chứng trước đó”, vì không được phép chứng thực từ bản sao.
>>> Xem thêm: Công chứng ngoài giờ có giúp tiết kiệm thời gian như quảng cáo không?
2.2. Công chứng lại giấy tờ: Khi nào bạn được phép sao y lại giấy tờ?
Bạn chỉ có thể yêu cầu công chứng lại giấy tờ khi:
Có bản chính còn nguyên vẹn, không bị rách, tẩy xóa.
Bản chính không bị mất mát, hư hỏng hoặc hết hiệu lực.
Ví dụ minh họa: Anh B có bằng tốt nghiệp đại học bản chính. Anh mang đến Văn phòng công chứng để xin thêm 5 bản sao. Sau này nếu cần thêm, anh vẫn có thể tiếp tục xin công chứng lại từ bản chính bất cứ lúc nào. Nhưng nếu chỉ còn bản sao công chứng, thì không được dùng để sao y thêm.
3.1. Không dùng bản sao công chứng để công chứng tiếp
Việc này dễ dẫn đến sai lệch thông tin, không đảm bảo tính xác thực của tài liệu. Các cơ quan hành chính hoặc tổ chức sử dụng giấy tờ sẽ có quyền từ chối tiếp nhận bản sao công chứng “hai lần”.
3.2. Làm gì khi mất bản chính?
Trường hợp mất bản chính, bạn nên:
Liên hệ cơ quan cấp phát (ví dụ: trường học, Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân…) để xin cấp lại hoặc xác nhận bản chính.
Không dùng bản sao công chứng cũ làm cơ sở công chứng tiếp.
Có một số giấy tờ không cấp lại bản chính (ví dụ: giấy khai sinh bản chính chỉ cấp một lần). Trong trường hợp này, bạn cần xin trích lục hoặc xác nhận tại cơ quan nhà nước để tiếp tục công chứng.
4. Các phương án thay thế khi không công chứng lại được
4.1. Xin thêm bản sao tại nơi đã công chứng (nếu còn lưu hồ sơ)
Nếu giấy tờ từng được công chứng gần đây, bạn có thể quay lại nơi công chứng và yêu cầu trích lục hồ sơ, trong trường hợp văn phòng vẫn còn lưu giữ bản chính bạn cung cấp trước đó.
4.2. Công chứng lại giấy tờ: Sử dụng bản điện tử nếu có
Một số giấy tờ công chứng hiện đã có bản điện tử (trên Cổng thông tin công chứng). Bạn có thể xin cấp lại bản sao điện tử nếu trước đó đã thực hiện thủ tục đầy đủ và cơ sở có hỗ trợ.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn nhanh giúp bạn hoàn thành công chứng giấy tờ chỉ trong vài phút
5. Kết luận
Bạn không thể công chứng lại giấy tờ nếu chỉ còn bản sao công chứng trước đó. Pháp luật hiện hành chỉ cho phép chứng thực bản sao từ bản chính gốc, nhằm đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của tài liệu. Để tránh mất thời gian và công sức, hãy giữ gìn bản chính cẩn thận hoặc xin thêm nhiều bản sao khi có nhu cầu.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
