Người dân nên chuẩn bị gì để buổi công chứng ngoài trụ sở diễn ra nhanh chóng?
Trong thực tế, không ít người dân lựa chọn hình thức công chứng ngoài trụ sở do điều kiện sức khỏe, hoàn cảnh đặc thù hoặc yêu cầu cấp bách của giao dịch. Tuy nhiên, nếu không có sự chuẩn bị công chứng ngoài trụ sở đầy đủ, buổi công chứng rất dễ bị kéo dài, thậm chí không thể thực hiện do thiếu căn cứ pháp lý hoặc hồ sơ không hợp lệ. Việc chủ động chuẩn bị đúng và đủ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn bảo đảm an toàn pháp lý cho văn bản công chứng. Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể những nội dung người dân cần chuẩn bị để việc công chứng ngoài trụ sở diễn ra nhanh chóng và đúng quy định.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về văn phòng công chứng: Cách chọn nơi uy tín khi công chứng di chúc hay hợp đồng
Hiểu đúng điều kiện được công chứng ngoài trụ sở
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, người dân cần xác định rõ mình có thuộc trường hợp được pháp luật cho phép công chứng ngoài trụ sở hay không. Luật Công chứng quy định nguyên tắc chung về địa điểm công chứng và chỉ cho phép ngoại lệ trong những trường hợp nhất định.
Điều 44 Luật Công chứng 2014 quy định: “Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng không thể đến trụ sở vì lý do chính đáng”. Việc hiểu rõ quy định này giúp người dân tránh tâm lý nhầm lẫn rằng công chứng ngoài trụ sở là dịch vụ có thể yêu cầu tùy ý.
Chuẩn bị căn cứ về lý do công chứng ngoài trụ sở
Xác định và trình bày rõ “lý do chính đáng”
Một trong những nội dung quan trọng nhất trong chuẩn bị công chứng ngoài trụ sở là việc chứng minh lý do không thể đến trụ sở văn phòng công chứng. Lý do này cần mang tính khách quan và có thể kiểm chứng, chẳng hạn như tình trạng sức khỏe, hạn chế khả năng đi lại, hoặc hoàn cảnh đặc thù của giao dịch.
Trong nhiều trường hợp, việc trình bày rõ ràng, trung thực lý do ngay từ đầu sẽ giúp tổ chức hành nghề công chứng nhanh chóng xem xét và quyết định có thực hiện công chứng ngoài trụ sở hay không.
Tài liệu chứng minh kèm theo (nếu có)
Mặc dù pháp luật không bắt buộc phải có tài liệu chứng minh trong mọi trường hợp, nhưng việc chuẩn bị sẵn các giấy tờ liên quan như hồ sơ y tế, xác nhận của cơ sở điều trị, hoặc tài liệu thể hiện hoàn cảnh đặc thù sẽ giúp quá trình thẩm định diễn ra thuận lợi hơn.
>>> Xem thêm: Top các đơn vị cung cấpdịch vụ sổ đỏ chuyên nghiệp, giá hợp lý
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý của giao dịch
Giấy tờ nhân thân của các bên
Người dân cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nhân thân hợp lệ của tất cả các bên tham gia giao dịch, bao gồm giấy tờ tùy thân còn hiệu lực và các giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (nếu giao dịch liên quan đến tài sản chung).
Việc thiếu hoặc sử dụng giấy tờ hết hạn là nguyên nhân phổ biến khiến buổi công chứng bị trì hoãn, đặc biệt trong trường hợp công chứng ngoài trụ sở, khi việc bổ sung hồ sơ không thuận tiện.
Giấy tờ về tài sản hoặc đối tượng giao dịch
Đối với các giao dịch liên quan đến tài sản, người dân cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng theo đúng quy định pháp luật. Công chứng viên chỉ có thể tiến hành công chứng khi hồ sơ thể hiện rõ nguồn gốc và tình trạng pháp lý của tài sản.
Chuẩn bị về nội dung và hình thức văn bản công chứng
Một yếu tố quan trọng khác trong chuẩn bị công chứng ngoài trụ sở là nội dung văn bản dự kiến công chứng. Người dân nên thống nhất trước các điều khoản cơ bản của hợp đồng hoặc giao dịch để tránh việc sửa đổi nhiều lần trong quá trình công chứng.
Ngoài ra, cần lưu ý rằng mọi văn bản công chứng ngoài trụ sở vẫn phải tuân thủ đầy đủ quy định về hình thức, nội dung và điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Bộ luật Dân sự.
Địa điểm công chứng ngoài trụ sở cần bảo đảm sự trang nghiêm, an toàn và thuận tiện cho việc xác minh ý chí tự nguyện của các bên. Việc lựa chọn địa điểm không phù hợp, ồn ào hoặc thiếu điều kiện làm việc có thể khiến công chứng viên từ chối thực hiện.
Sự có mặt đầy đủ của các bên liên quan
Người dân cần bảo đảm tất cả các bên tham gia giao dịch có mặt đầy đủ, đúng thời gian đã thống nhất. Việc vắng mặt hoặc thay đổi người tham gia vào phút cuối thường dẫn đến việc buổi công chứng không thể tiến hành.
Trao đổi trước với tổ chức hành nghề công chứng
Để buổi công chứng diễn ra nhanh chóng, người dân nên chủ động trao đổi trước với văn phòng công chứng về toàn bộ nội dung dự kiến công chứng, hồ sơ và điều kiện thực tế. Việc này giúp công chứng viên có thời gian xem xét hồ sơ, chuẩn bị nghiệp vụ và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh tại buổi công chứng.
Kết luận
Có thể thấy, việc chuẩn bị công chứng ngoài trụ sở đóng vai trò quyết định đến tính nhanh chóng và hiệu quả của buổi công chứng. Người dân cần hiểu đúng điều kiện pháp lý, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, lý do và điều kiện thực tế để công chứng viên có thể thực hiện công chứng một cách hợp pháp và an toàn. Sự chủ động trong khâu chuẩn bị không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn góp phần bảo đảm giá trị pháp lý bền vững của văn bản công chứng về sau.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
