Trong bối cảnh hoạt động nhượng quyền thương mại ngày càng phổ biến tại Việt Nam, hợp đồng nhượng quyền không chỉ mang ý nghĩa kinh tế mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý phức tạp. Việc công chứng hợp đồng nhượng quyền thương mại, dù không bắt buộc trong mọi trường hợp, vẫn thường được các bên lựa chọn nhằm tăng cường tính an toàn pháp lý. Khi đó, lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng nhượng quyền thương mại trở thành một khâu đặc biệt quan trọng, bảo đảm khả năng chứng minh, truy xuất và bảo vệ quyền lợi các bên khi phát sinh tranh chấp. Bài viết này phân tích vai trò, yêu cầu pháp lý và giá trị thực tiễn của việc lưu trữ hồ sơ công chứng đối với loại hợp đồng đặc thù này.
1. Đặc thù pháp lý của hợp đồng nhượng quyền thương mại và mối liên hệ với công chứng
Theo “Điều 284 Luật Thương mại 2005”, nhượng quyền thương mại là hoạt động thương mại theo đó bên nhượng quyền cho phép và yêu cầu bên nhận quyền tự mình tiến hành việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo mô hình kinh doanh đã được chuẩn hóa. Hợp đồng nhượng quyền thường có các đặc điểm nổi bật:
Nội dung phức tạp, bao gồm quyền sở hữu trí tuệ, bí quyết kinh doanh, hệ thống nhận diện thương hiệu
Thời hạn hợp đồng dài, giá trị kinh tế lớn
Khả năng phát sinh tranh chấp cao, đặc biệt về phí nhượng quyền, chấm dứt hợp đồng, cạnh tranh không lành mạnh
Pháp luật hiện hành không bắt buộc hợp đồng nhượng quyền thương mại phải công chứng. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều bên vẫn lựa chọn công chứng để tăng giá trị chứng cứ của hợp đồng, đặc biệt trong các giao dịch nhượng quyền quy mô lớn hoặc có yếu tố nước ngoài.
Khi hợp đồng được công chứng, toàn bộ hồ sơ liên quan sẽ thuộc phạm vi hồ sơ công chứng và chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của pháp luật về lưu trữ.
2. Thành phần hồ sơ công chứng đối với hợp đồng nhượng quyền thương mại
Hồ sơ công chứng hợp đồng nhượng quyền thương mại thường bao gồm:
Dự thảo hợp đồng nhượng quyền
Bản chính hoặc bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của các bên (giấy đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ đại diện)
Tài liệu chứng minh quyền nhượng quyền (văn bằng bảo hộ nhãn hiệu, tài liệu về hệ thống nhượng quyền)
Văn bản giải trình, sửa đổi, bổ sung hợp đồng (nếu có)
Bản ghi nhận ý chí tự nguyện của các bên và lời chứng của công chứng viên
Việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, bởi hợp đồng nhượng quyền không chỉ là thỏa thuận dân sự thông thường mà còn gắn liền với quyền sở hữu trí tuệ và hoạt động kinh doanh dài hạn.
3. Yêu cầu pháp lý về lưu trữ hồ sơ công chứng
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày công chứng. Hồ sơ phải được bảo quản an toàn, đầy đủ và bảo đảm khả năng tra cứu khi có yêu cầu hợp pháp.
Đối với hợp đồng nhượng quyền thương mại, yêu cầu lưu trữ còn mang ý nghĩa đặc biệt vì:
Thời hạn hợp đồng thường kéo dài, nhiều tranh chấp phát sinh sau nhiều năm
Nội dung hợp đồng liên quan đến mô hình kinh doanh, dễ bị chỉnh sửa, thay đổi
Hồ sơ công chứng là căn cứ quan trọng để xác định bản gốc, nội dung chuẩn xác của hợp đồng
Việc lưu trữ không đúng quy định có thể làm suy giảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của các bên tham gia nhượng quyền.
4. Giá trị của hồ sơ công chứng lưu trữ trong giải quyết tranh chấp nhượng quyền
Trong thực tiễn xét xử, tranh chấp nhượng quyền thương mại thường xoay quanh các vấn đề như: đơn phương chấm dứt hợp đồng, vi phạm nghĩa vụ hỗ trợ, sử dụng trái phép nhãn hiệu sau khi chấm dứt hợp đồng. Khi đó, hồ sơ công chứng lưu trữ có vai trò quan trọng ở các khía cạnh sau:
Thứ nhất, hồ sơ công chứng là căn cứ xác định ý chí ban đầu của các bên tại thời điểm giao kết hợp đồng.
Thứ hai, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ theo quy định của pháp luật tố tụng, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu.
Thứ ba, hồ sơ lưu trữ giúp đối chiếu các bản hợp đồng đang lưu hành, tránh tình trạng sửa đổi trái phép hoặc sử dụng bản hợp đồng không thống nhất nội dung.
Có thể nói, trong tranh chấp nhượng quyền thương mại, hồ sơ công chứng lưu trữ đóng vai trò như “chuẩn mực pháp lý” để đánh giá quyền và nghĩa vụ các bên.
5. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng trong lưu trữ hồ sơ nhượng quyền
Tổ chức hành nghề công chứng không chỉ có nghĩa vụ lưu trữ mà còn phải:
Bảo mật thông tin liên quan đến bí quyết kinh doanh và mô hình nhượng quyền
Đảm bảo hồ sơ không bị hư hỏng, thất lạc trong suốt thời hạn lưu trữ
Cung cấp bản sao hồ sơ khi có yêu cầu hợp pháp từ cơ quan có thẩm quyền hoặc các bên liên quan
Đối với hợp đồng nhượng quyền thương mại, việc bảo mật hồ sơ công chứng càng trở nên quan trọng do liên quan trực tiếp đến lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
6. Nhận xét và kiến nghị
Từ góc độ thực tiễn, có thể thấy rằng lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng nhượng quyền thương mại không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng mà còn là cơ chế bảo vệ quyền lợi hiệu quả cho các bên trong quan hệ nhượng quyền. Trong bối cảnh các tranh chấp nhượng quyền ngày càng gia tăng, việc coi trọng công tác lưu trữ hồ sơ công chứng là yêu cầu tất yếu.
Về lâu dài, cần tăng cường hướng dẫn chi tiết hơn đối với việc lưu trữ các hợp đồng thương mại có tính đặc thù như hợp đồng nhượng quyền, đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi số và lưu trữ điện tử đang được đẩy mạnh.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
