Hồ sơ công chứng lưu trữ được xem là “bản ghi pháp lý hoàn chỉnh” của một giao dịch đã được công chứng, trong đó phụ lục hợp đồng là bộ phận không thể tách rời nhằm cụ thể hóa nội dung quyền và nghĩa vụ của các bên. Trên thực tế, không ít trường hợp hồ sơ công chứng lưu trữ không còn đầy đủ phụ lục, gây khó khăn cho việc xác định nội dung giao dịch và làm phát sinh tranh chấp pháp lý. Vấn đề đặt ra là khi hồ sơ công chứng bị thiếu phụ lục, trách nhiệm pháp lý thuộc về ai, hệ quả pháp luật ra sao và ảnh hưởng thế nào đến giá trị của văn bản công chứng? Bài viết dưới đây phân tích toàn diện các khía cạnh pháp lý liên quan đến tình huống này.
>>> Xem thêm: Vai trò của văn phòng công chứng trong giao dịch cầm cố sổ đỏ không chính chủ
1. Phụ lục hợp đồng trong hồ sơ công chứng và ý nghĩa pháp lý
Theo quy định của pháp luật dân sự, phụ lục hợp đồng là bộ phận của hợp đồng và có giá trị pháp lý như nội dung hợp đồng chính. Trong hoạt động công chứng, phụ lục hợp đồng thường được lập để:
Cụ thể hóa đối tượng giao dịch
Ghi nhận thỏa thuận chi tiết về giá, phương thức thanh toán, tiến độ thực hiện
Điều chỉnh hoặc bổ sung nội dung hợp đồng chính
Khi phụ lục được công chứng cùng hợp đồng, phụ lục đó trở thành thành phần bắt buộc của hồ sơ công chứng lưu trữ theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”.
2. Hệ quả pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ không còn đầy đủ phụ lục
Việc hồ sơ công chứng lưu trữ không còn đầy đủ phụ lục có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý đáng lưu ý.
Thứ nhất, gây khó khăn trong việc xác định nội dung giao dịch. Trong nhiều trường hợp, phụ lục là căn cứ duy nhất để xác định đối tượng hoặc phạm vi quyền, nghĩa vụ của các bên.
Thứ hai, làm suy giảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng. Khi thiếu phụ lục, hồ sơ lưu trữ không phản ánh đầy đủ giao dịch đã được công chứng, khiến cơ quan giải quyết tranh chấp phải dựa vào các chứng cứ khác.
Thứ ba, gia tăng nguy cơ phát sinh tranh chấp do các bên có thể đưa ra các cách hiểu khác nhau về nội dung hợp đồng.
3. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng
Theo “Điều 17 và Điều 61 Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm quản lý, lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng. Khi hồ sơ công chứng lưu trữ không còn đầy đủ phụ lục, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải chịu các trách nhiệm pháp lý sau:
Trách nhiệm hành chính: Việc làm mất, thất lạc hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ công chứng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định pháp luật về bổ trợ tư pháp.
Trách nhiệm bồi thường thiệt hại: Trường hợp việc thiếu phụ lục gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng hoặc bên thứ ba, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường theo “Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015”.
Trách nhiệm giải trình khi thanh tra, kiểm tra: Hồ sơ không đầy đủ là căn cứ để đánh giá vi phạm trong hoạt động hành nghề công chứng.
Công chứng viên trực tiếp thực hiện việc công chứng và lập hồ sơ cũng phải chịu trách nhiệm tương ứng. Khi hồ sơ lưu trữ không còn đầy đủ phụ lục, công chứng viên có thể bị xem xét:
Trách nhiệm kỷ luật nghề nghiệp nếu không tuân thủ đúng quy trình lập và lưu trữ hồ sơ
Trách nhiệm bồi thường trong trường hợp lỗi cá nhân gây ra thiệt hại
Trách nhiệm pháp lý khác nếu việc thiếu phụ lục nhằm che giấu sai phạm hoặc làm sai lệch nội dung giao dịch
Việc xác định trách nhiệm cụ thể phụ thuộc vào nguyên nhân và mức độ thiếu sót của hồ sơ lưu trữ.
>>> Xem thêm: Tại sao nhiều người chọnCông chứng di chúc thay vì viết tay đơn thuần
5. Ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản công chứng
Hồ sơ công chứng lưu trữ không còn đầy đủ phụ lục không đồng nghĩa với việc văn bản công chứng đương nhiên vô hiệu. Tuy nhiên, trong quá trình giải quyết tranh chấp, Tòa án có thể:
Đánh giá lại giá trị chứng cứ của văn bản công chứng
Yêu cầu xuất trình bản phụ lục từ các bên giao kết
Xem xét trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng nếu không chứng minh được tính đầy đủ của hồ sơ
Trong nhiều trường hợp, việc thiếu phụ lục làm giảm đáng kể ưu thế chứng cứ của văn bản công chứng.
6. Kiến nghị nhằm hạn chế rủi ro thiếu phụ lục trong hồ sơ công chứng
Để hạn chế trách nhiệm pháp lý phát sinh khi hồ sơ công chứng lưu trữ không còn đầy đủ phụ lục, cần chú trọng:
Chuẩn hóa quy trình lập, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ công chứng
Ghi nhận rõ danh mục tài liệu, phụ lục kèm theo trong hồ sơ
Tăng cường kiểm tra nội bộ và số hóa hồ sơ công chứng
Nâng cao ý thức trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ
Kết luận
Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ không còn đầy đủ phụ lục là vấn đề không chỉ mang tính kỹ thuật lưu trữ mà còn gắn liền với giá trị chứng cứ và uy tín của hoạt động công chứng. Việc bảo đảm tính đầy đủ của hồ sơ công chứng vì vậy phải được coi là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo vệ quyền lợi của các bên và hạn chế rủi ro pháp lý trong thực tiễn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
