Khi nào nên lựa chọn công chứng ngoài trụ sở thay vì đến văn phòng?
Trong thực tiễn giao dịch dân sự và kinh doanh, không phải lúc nào người yêu cầu công chứng cũng có thể trực tiếp đến trụ sở văn phòng công chứng để thực hiện thủ tục. Chính vì vậy, nhiều cá nhân và tổ chức đặt ra câu hỏi khi nào cần công chứng ngoài trụ sở để vừa bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản, vừa phù hợp với điều kiện thực tế. Tuy nhiên, công chứng ngoài trụ sở không phải là lựa chọn tùy nghi mà là một cơ chế ngoại lệ, được pháp luật quy định chặt chẽ. Việc hiểu rõ thời điểm nên áp dụng hình thức này sẽ giúp người dân và doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý không đáng có.
>>> Xem thêm: Làm hợp đồng vay tiền tại văn phòng công chứng – Những lưu ý để tránh sai sót, bảo vệ quyền lợi
Nguyên tắc chung về địa điểm công chứng theo pháp luật
Luật Công chứng hiện hành xác lập nguyên tắc cơ bản: công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Nguyên tắc này nhằm bảo đảm tính minh bạch, điều kiện hành nghề chuẩn mực và khả năng kiểm soát rủi ro pháp lý trong hoạt động công chứng.
Điều 44 Luật Công chứng 2014 quy định: “Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp luật có quy định khác”. Như vậy, công chứng ngoài trụ sở chỉ được xem là ngoại lệ và chỉ áp dụng khi đáp ứng những điều kiện nhất định.
Khi nào cần công chứng ngoài trụ sở theo quy định pháp luật?
Trường hợp người yêu cầu công chứng không thể đi lại
Pháp luật ghi nhận rõ một số đối tượng đặc thù được phép yêu cầu công chứng ngoài trụ sở. Cụ thể, Luật Công chứng quy định: “Trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được thì công chứng viên có thể thực hiện công chứng ngoài trụ sở”.
Trong thực tiễn, trường hợp này thường áp dụng đối với người cao tuổi, người đang điều trị bệnh, người bị hạn chế khả năng di chuyển do tình trạng sức khỏe. Việc yêu cầu công chứng ngoài trụ sở trong trường hợp này không chỉ hợp pháp mà còn thể hiện tính nhân văn của pháp luật công chứng.
Trường hợp người đang bị hạn chế quyền tự do thân thể
Luật Công chứng cũng cho phép công chứng ngoài trụ sở đối với các trường hợp: “Người đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc đang chấp hành hình phạt tù”. Trong những trường hợp này, việc đến trụ sở công chứng là không thể thực hiện về mặt pháp lý.
Tuy nhiên, việc công chứng ngoài trụ sở vẫn phải bảo đảm đầy đủ các điều kiện về ý chí tự nguyện, năng lực hành vi dân sự và tuân thủ nghiêm ngặt quy trình nghiệp vụ của công chứng viên.
>>> Xem thêm: Báo giá chi tiết các góidịch vụ sổ đỏ mới nhất 2025
“Lý do chính đáng” – căn cứ quan trọng để lựa chọn công chứng ngoài trụ sở
Ngoài các trường hợp được liệt kê cụ thể, pháp luật còn sử dụng khái niệm mở là “lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng”. Đây chính là căn cứ thường được viện dẫn khi xem xét khi nào cần công chứng ngoài trụ sở trong thực tiễn.
“Lý do chính đáng” không được hiểu theo nghĩa thuận tiện hay tiết kiệm thời gian đơn thuần. Trên thực tế, lý do này thường gắn với các trở ngại khách quan, bất khả kháng hoặc yêu cầu đặc thù của giao dịch, chẳng hạn:
– Giao dịch cần thực hiện tại nơi có tài sản để công chứng viên trực tiếp kiểm tra hiện trạng; – Việc ký kết liên quan đến nhiều bên cùng có mặt tại một địa điểm cụ thể, khó di chuyển; – Yêu cầu công chứng phát sinh trong tình huống khẩn cấp, không thể trì hoãn mà việc di chuyển đến trụ sở là không khả thi.
Trong các trường hợp này, tổ chức hành nghề công chứng sẽ xem xét từng hồ sơ cụ thể, không áp dụng máy móc hay đại trà.
Khi nào không nên lựa chọn công chứng ngoài trụ sở?
Không ít trường hợp người yêu cầu công chứng hiểu sai rằng công chứng ngoài trụ sở là một “dịch vụ linh hoạt theo yêu cầu”. Trên thực tế, nếu người yêu cầu hoàn toàn có khả năng đến trụ sở công chứng, hồ sơ đơn giản và không có trở ngại khách quan, thì việc yêu cầu công chứng ngoài trụ sở thường không được chấp thuận.
Việc lạm dụng hình thức này không chỉ làm gia tăng rủi ro cho công chứng viên mà còn tiềm ẩn nguy cơ văn bản công chứng bị xem xét lại về tính hợp pháp trong trường hợp có tranh chấp.
Trách nhiệm pháp lý gắn với quyết định công chứng ngoài trụ sở
Luật Công chứng quy định rõ: “Công chứng viên chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng do mình thực hiện”. Điều này có nghĩa rằng, mỗi quyết định thực hiện công chứng ngoài trụ sở đều đi kèm với trách nhiệm nghề nghiệp rất lớn.
Do đó, công chứng viên chỉ lựa chọn công chứng ngoài trụ sở khi thực sự có căn cứ pháp lý vững chắc. Về phía người yêu cầu công chứng, việc cung cấp thông tin không trung thực về lý do công chứng ngoài trụ sở cũng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý bất lợi nếu văn bản bị tranh chấp sau này.
Một số lưu ý thực tiễn khi cân nhắc công chứng ngoài trụ sở
Thứ nhất, người yêu cầu công chứng cần xác định rõ mình có thuộc trường hợp được pháp luật cho phép hay không, tránh tâm lý “thuận tiện là được”.
Thứ hai, nên trao đổi trước với tổ chức hành nghề công chứng để được tư vấn về khả năng thực hiện và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
Thứ ba, cần hiểu rằng công chứng ngoài trụ sở là giải pháp ngoại lệ, không thay thế nguyên tắc công chứng tại trụ sở.
Kết luận
Việc xác định khi nào cần công chứng ngoài trụ sở phải dựa trên căn cứ pháp luật cụ thể và điều kiện thực tế của từng trường hợp, chứ không đơn thuần xuất phát từ nhu cầu cá nhân. Công chứng ngoài trụ sở chỉ thực sự phù hợp khi người yêu cầu không thể đến trụ sở công chứng vì lý do khách quan, chính đáng và được công chứng viên chấp thuận. Lựa chọn đúng thời điểm và đúng hình thức công chứng sẽ giúp bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch và tránh những rủi ro phát sinh về sau.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
