Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ pháp lý quan trọng để bảo đảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng trong suốt thời hạn tồn tại của giao dịch. Trên thực tế, việc hồ sơ công chứng lưu trữ bị tẩy xóa, sửa chữa – dù do lỗi chủ quan hay hành vi cố ý – đều tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng cho tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên. Vấn đề đặt ra là: khi hồ sơ công chứng bị tẩy xóa, trách nhiệm pháp lý phát sinh như thế nào, áp dụng trên những phương diện nào và hậu quả ra sao? Bài viết dưới đây phân tích toàn diện vấn đề này dưới góc độ pháp luật công chứng và pháp luật liên quan.
>>> Xem thêm: Giao dịch tưởng hợp lệ nhưng bị từ chối công chứng – Lý do từ văn phòng công chứng
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và yêu cầu bảo toàn tính nguyên vẹn
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn trong thời hạn ít nhất 20 năm. Một trong những yêu cầu cốt lõi của việc lưu trữ là bảo đảm tính nguyên vẹn, trung thực, không bị tẩy xóa, sửa chữa trái phép.
Hồ sơ công chứng lưu trữ bao gồm không chỉ bản chính văn bản công chứng mà còn toàn bộ tài liệu liên quan hình thành trong quá trình công chứng. Việc tẩy xóa, sửa chữa hồ sơ lưu trữ làm thay đổi hoặc gây nghi ngờ về tính xác thực của các tài liệu này, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
2. Nhận diện hành vi tẩy xóa hồ sơ công chứng lưu trữ
Tẩy xóa hồ sơ công chứng lưu trữ có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, như:
Tẩy xóa, sửa chữa nội dung hợp đồng, giao dịch trong hồ sơ lưu
Thay thế trang hồ sơ, chỉnh sửa chữ ký, dấu vết xác nhận
Can thiệp làm sai lệch thông tin trong tài liệu kèm theo hồ sơ công chứng
Dù xuất phát từ lỗi nghiệp vụ hay hành vi cố ý, các hành vi này đều bị coi là vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng, bởi hồ sơ lưu trữ phải phản ánh đúng nội dung đã được công chứng tại thời điểm giao kết.
3. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng
Theo “Điều 17 Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ quản lý, lưu trữ hồ sơ công chứng. Khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị tẩy xóa, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải chịu các trách nhiệm pháp lý sau:
Thứ nhất, trách nhiệm hành chính. Hành vi làm mất, làm hư hỏng, tẩy xóa hồ sơ công chứng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về xử phạt trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp.
Thứ hai, trách nhiệm bồi thường thiệt hại. Trường hợp việc tẩy xóa hồ sơ công chứng gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng hoặc bên thứ ba, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường theo nguyên tắc bồi thường ngoài hợp đồng, căn cứ “Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015”.
Thứ ba, trách nhiệm trong hoạt động thanh tra, kiểm tra. Hồ sơ công chứng bị tẩy xóa là căn cứ để cơ quan quản lý nhà nước đánh giá mức độ vi phạm và xem xét áp dụng các biện pháp xử lý nghiêm khắc hơn đối với tổ chức hành nghề công chứng.
4. Trách nhiệm pháp lý của công chứng viên trực tiếp liên quan
Công chứng viên là người chịu trách nhiệm cá nhân đối với hồ sơ công chứng do mình thực hiện. Khi hồ sơ lưu trữ bị tẩy xóa, công chứng viên có thể phải chịu:
Trách nhiệm kỷ luật nghề nghiệp, bao gồm khiển trách, cảnh cáo hoặc tạm đình chỉ hành nghề
Trách nhiệm bồi thường nếu hành vi tẩy xóa do lỗi cố ý hoặc lỗi nghiêm trọng của công chứng viên gây ra thiệt hại
Trách nhiệm pháp lý khác nếu hành vi tẩy xóa có dấu hiệu xâm phạm trật tự quản lý hành chính hoặc xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân
Đặc biệt, trong trường hợp tẩy xóa nhằm hợp thức hóa giao dịch trái pháp luật hoặc che giấu sai phạm, trách nhiệm của công chứng viên sẽ được xem xét ở mức độ nghiêm trọng hơn.
5. Hệ quả pháp lý đối với giá trị của văn bản công chứng
Hồ sơ công chứng lưu trữ bị tẩy xóa không đồng nghĩa với việc văn bản công chứng đương nhiên vô hiệu. Tuy nhiên, trong quá trình giải quyết tranh chấp, Tòa án có thể:
Đánh giá lại giá trị chứng cứ của văn bản công chứng
Yêu cầu đối chiếu hồ sơ lưu trữ với các tài liệu khác
Xem xét trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng nếu không chứng minh được tính toàn vẹn của hồ sơ
Trong nhiều trường hợp, hồ sơ bị tẩy xóa khiến văn bản công chứng mất đi lợi thế chứng cứ vốn có, làm gia tăng rủi ro pháp lý cho các bên tham gia giao dịch.
6. Kiến nghị nhằm hạn chế rủi ro tẩy xóa hồ sơ công chứng
Từ góc độ thực tiễn, để hạn chế trách nhiệm pháp lý phát sinh khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị tẩy xóa, cần chú trọng:
Tăng cường quy trình kiểm soát nội bộ đối với lưu trữ hồ sơ
Phân định rõ trách nhiệm cá nhân trong quản lý hồ sơ công chứng
Đẩy mạnh ứng dụng lưu trữ điện tử song song với lưu trữ giấy theo đúng quy định pháp luật
Nâng cao ý thức nghề nghiệp và đạo đức hành nghề của công chứng viên
Kết luận
Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị tẩy xóa không chỉ dừng lại ở xử phạt hành chính mà còn có thể kéo theo trách nhiệm bồi thường và hệ quả nghiêm trọng đối với uy tín, hoạt động hành nghề công chứng. Việc bảo đảm tính nguyên vẹn của hồ sơ công chứng vì vậy phải được coi là nguyên tắc cốt lõi, gắn liền với trách nhiệm nghề nghiệp và nghĩa vụ pháp lý của mỗi tổ chức hành nghề công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
