Hợp đồng hợp tác đầu tư là một dạng giao dịch dân sự – thương mại đặc thù, thường gắn với tài sản có giá trị lớn, thời hạn thực hiện dài và nhiều thỏa thuận phức tạp giữa các bên. Trong bối cảnh tranh chấp hợp tác đầu tư ngày càng gia tăng, hồ sơ công chứng lưu trữ giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc xác định ý chí thực sự của các bên tại thời điểm giao kết. Việc lưu trữ đầy đủ, đúng quy định hồ sơ công chứng không chỉ là nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng mà còn là “chìa khóa pháp lý” để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng. Bài viết phân tích sâu vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng hợp tác đầu tư dưới góc độ pháp lý và thực tiễn xét xử.
1. Đặc thù pháp lý của hợp đồng hợp tác đầu tư và yêu cầu công chứng
Về bản chất, hợp đồng hợp tác đầu tư được xác lập trên cơ sở “sự thỏa thuận của các bên về việc cùng góp vốn, cùng phân chia lợi ích và rủi ro”, phù hợp với quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015 và pháp luật chuyên ngành có liên quan.
Trong nhiều trường hợp, hợp đồng hợp tác đầu tư không bắt buộc công chứng, tuy nhiên trên thực tế các bên thường lựa chọn công chứng khi:
Đối tượng hợp tác gắn với quyền sử dụng đất, nhà ở, dự án bất động sản;
Có sự góp vốn bằng tài sản có đăng ký quyền sở hữu;
Cần tăng cường giá trị chứng cứ và tính an toàn pháp lý cho giao dịch.
Khi hợp đồng hợp tác đầu tư được công chứng, toàn bộ hồ sơ công chứng phát sinh phải được lưu trữ theo quy định của Luật Công chứng hiện hành.
2. Thành phần hồ sơ công chứng lưu trữ đối với hợp đồng hợp tác đầu tư
Hồ sơ công chứng lưu trữ đối với hợp đồng hợp tác đầu tư không chỉ bao gồm bản hợp đồng đã ký mà còn phản ánh toàn bộ quá trình hình thành giao dịch. Theo quy định pháp luật, hồ sơ lưu trữ thường bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng;
Dự thảo hợp đồng hợp tác đầu tư;
Bản chính hợp đồng hợp tác đầu tư đã được công chứng;
Giấy tờ pháp lý của các bên tham gia hợp đồng;
Tài liệu chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản góp vốn;
Phụ lục hợp đồng, thỏa thuận bổ sung (nếu có);
Lời chứng của công chứng viên và các tài liệu nghiệp vụ liên quan.
Việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu này nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, liên tục và khả năng truy xuất của giao dịch khi cần thiết.
Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ quan trọng để làm rõ ý chí ban đầu của các bên tại thời điểm giao kết hợp đồng. Các tài liệu như dự thảo hợp đồng, phụ lục, tài liệu chứng minh nguồn gốc tài sản góp vốn giúp cơ quan có thẩm quyền đối chiếu, xác định liệu nội dung tranh chấp có phù hợp với thỏa thuận đã được công chứng hay không.
Theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015, “văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu”.
4. Giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ khi phát sinh tranh chấp hợp tác đầu tư
Trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc Trọng tài, hồ sơ công chứng lưu trữ có vai trò:
Chứng minh thời điểm giao kết hợp đồng;
Chứng minh năng lực hành vi dân sự của các bên;
Xác định nội dung thỏa thuận gốc, tránh việc “diễn giải lại” hợp đồng theo hướng có lợi cho một bên;
Đối chiếu với các hợp đồng, thỏa thuận phát sinh sau đó để làm rõ mối quan hệ pháp lý giữa các bên.
Đặc biệt, trong trường hợp một bên cho rằng hợp đồng hợp tác đầu tư chỉ là hình thức che giấu giao dịch khác (ví dụ hợp đồng vay, chuyển nhượng trá hình), hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ then chốt để đánh giá có hay không dấu hiệu giao dịch giả tạo.
>>> Xem thêm: Phí công chứng nhà đất năm 2026: Quy định, cách tính và lưu ý khi giao dịch
5. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng trong lưu trữ hồ sơ hợp tác đầu tư
Luật Công chứng quy định rõ nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng trong việc lưu trữ hồ sơ. Việc bảo quản hồ sơ công chứng hợp tác đầu tư không chỉ nhằm phục vụ quản lý nhà nước mà còn để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin khi có tranh chấp.
Trường hợp hồ sơ lưu trữ không đầy đủ, bị hư hỏng, thất lạc hoặc không phản ánh đúng nội dung giao dịch, tổ chức hành nghề công chứng có thể:
Gặp khó khăn trong việc giải trình khi bị thanh tra, kiểm tra;
Đối mặt với trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu việc lưu trữ không đúng quy định gây ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của các bên;
Làm suy giảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng trong quá trình giải quyết tranh chấp.
6. Một số lưu ý thực tiễn khi công chứng hợp đồng hợp tác đầu tư
Từ góc độ thực tiễn, để hạn chế rủi ro pháp lý, các bên khi công chứng hợp đồng hợp tác đầu tư cần:
Cung cấp đầy đủ tài liệu chứng minh quyền đối với tài sản góp vốn;
Yêu cầu ghi nhận rõ tỷ lệ góp vốn, phương thức phân chia lợi ích;
Lưu ý đến các phụ lục, thỏa thuận kèm theo và yêu cầu công chứng đầy đủ;
Hiểu rõ rằng toàn bộ hồ sơ công chứng sẽ được lưu trữ và có thể được sử dụng làm chứng cứ pháp lý lâu dài.
Lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng hợp tác đầu tư không đơn thuần là hoạt động hành chính mà là một cơ chế bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch. Trong bối cảnh tranh chấp hợp tác đầu tư ngày càng phức tạp, hồ sơ công chứng lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc xác định ý chí của các bên, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và bảo đảm tính minh bạch của giao dịch. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng vì vậy cần được nhìn nhận như một yêu cầu pháp lý và thực tiễn không thể xem nhẹ.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
