Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuBài viết dưới đây cung cấp thông tin về quy định chuyển đổi hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Qua đó, làm rõ điều kiện chuyển đổi, quy trình cấp mã định danh và việc có bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử hay không? Hãy cùng Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây nhé.
1. Chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử từ 01/7/2026
Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được tạo lập trên cơ sở chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy phải bảo đảm các yêu cầu nhất định, cụ thể:
– Chủ thể đã giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng duy nhất tại Hà Nội làm việc cả thứ 7 và CN. Không thu thêm phụ phí, miễn phí ký ngoài tại trại giam, bệnh viện, trụ sở,…
– Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được người có thẩm quyền của người sử dụng lao động ký số nhằm xác nhận nội dung chuyển đổi bảo đảm chính xác, đầy đủ so với bản gốc và người ký phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chuyển đổi. Đồng thời, hợp đồng lao động điện tử sau khi được chuyển đổi phải được gắn ID.
Ngoài những yêu cầu nêu trên, quá trình chuyển đổi hợp đồng lao động từ bản giấy sang dạng điện tử còn phải tuân thủ khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử. Theo đó, việc chuyển đổi phải bảo đảm:
– Nội dung thông tin được thể hiện trong thông điệp dữ liệu phải bảo đảm tính toàn vẹn, tương đương với nội dung của văn bản giấy;
– Thông tin được lưu trữ trong thông điệp dữ liệu phải có khả năng truy cập, khai thác và sử dụng khi cần thiết để đối chiếu, tham chiếu;
– Phải có dấu hiệu hoặc ký hiệu riêng thể hiện tài liệu đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu, đồng thời xác định được thông tin của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện việc chuyển đổi.
Đáng chú ý, hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sẽ có giá trị pháp lý tương đương với bản giấy nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Quy trình cấp mã định danh cho hợp đồng lao động điện tử chuyển đổi từ bản giấy
Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV, đối với hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng điện tử lên Nền tảng hợp đồng lao động. Cùng với hợp đồng, nhà cung cấp phải gửi dữ liệu liên quan đến nội dung hợp đồng lao động và thông tin về nhật ký quá trình chuyển đổi từ bản giấy sang bản điện tử.
Theo đó, nhật ký chuyển đổi hợp đồng lao động phải thể hiện các thông tin chủ yếu sau:
– Tên hệ thống hoặc phần mềm được sử dụng để thực hiện quá trình chuyển đổi;
– Họ và tên, chức vụ của cá nhân hoặc tên của tổ chức thực hiện việc chuyển đổi;
– Thời điểm hoàn tất chuyển đổi, bao gồm ngày, tháng, năm, giờ; đồng thời ghi nhận định dạng tệp tin, dung lượng và số trang của tài liệu hợp đồng được chuyển đổi;
>>> Xem thêm: Thủ tục làm sổ đỏ lần đầu năm 2026: Giấy tờ, chi phí bao nhiêu?
– Chữ ký số chuyên dùng hoặc chữ ký số công cộng của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi, kèm theo dấu thời gian được gắn vào tệp tài liệu nhằm niêm phong và xác nhận tính toàn vẹn của tệp kể từ thời điểm quá trình chuyển đổi hoàn tất;
– Trạng thái xác nhận của hệ thống cho thấy nội dung của hợp đồng sau chuyển đổi đã được kiểm tra, đối chiếu và bảo đảm khớp hoàn toàn với bản hợp đồng giấy ban đầu.
Sau khi nhà cung cấp eContract hoàn tất việc gửi hợp đồng lao động điện tử lên Nền tảng hợp đồng lao động, hệ thống sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin được cung cấp. Trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận hợp đồng lao động điện tử, Nền tảng hợp đồng lao động phải kiểm tra thông tin và thực hiện cấp ID cho hợp đồng.
3. Có bắt buộc phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử không?
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được hiểu là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử. Loại hợp đồng này có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động được lập bằng văn bản giấy.
Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho cả người lao động và người sử dụng lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp với phương thức mà hai bên đã thỏa thuận.
Bên cạnh đó, Nghị định 337/2025/NĐ-CP cũng quy định việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ các quy định hiện hành về lao động, giao dịch điện tử và bảo đảm an toàn đối với dữ liệu cá nhân.
Đồng thời, Nhà nước khuyến khích người sử dụng lao động áp dụng hợp đồng lao động điện tử để thay thế hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong hoạt động quản trị nhân sự cũng như khi thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan đến hợp đồng lao động.
Như vậy, pháp luật không bắt buộc người sử dụng lao động và người lao động phải chuyển sang sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Hợp đồng lao động được lập dưới hình thức văn bản giấy vẫn được pháp luật công nhận và không bị bãi bỏ hoặc cấm sử dụng. Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử hiện được thực hiện theo hướng khuyến khích, qua đó góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác quản lý lao động, nhân sự.
>>> Xem thêm: Tại Hà Nội, có văn phòng công chứng nào hỗ trợ làm dịch vụ sổ đỏ trọn gói ngoài giờ hành chính không?
Trên đây là giải đáp của chúng tôi về vấn đề “Chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử được thực hiện thế nào từ 01/7/2026?”. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ pháp lý, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo thông tin:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012, có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
XEM THÊM CÁC TỪ KHÓA TÌM KIẾM:
>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng mua bán nhà đất được thực hiện thế nào?
>>> Thủ tục làm sổ đỏ lần đầu năm 2026: Giấy tờ, chi phí bao nhiêu?
>>> Dịch thuật công chứng – Dịch thuật đa ngôn ngữ lấy ngay
>>> Công chứng thừa kế có cần có mặt tất cả các đồng thừa kế không?
>>> Thủ tục sang tên ô tô theo quy định mới nhất năm 2026