Các bước cần thiết khi ký hợp đồng thuê nhà tại văn phòng công chứng
Hiện nay, nhu cầu công chứng hợp đồng thuê nhà ngày càng phổ biến, nhất là với các giao dịch dài hạn, giá trị lớn hoặc giữa doanh nghiệp và cá nhân. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa rõ các bước cần thiết khi ký hợp đồng thuê nhà công chứng tại văn phòng công chứng, dẫn đến bị từ chối công chứng, mất thời gian, thậm chí gây thiệt hại tài chính. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình công chứng một cách chính xác, đúng luật và tiết kiệm thời gian.
>>> Xem thêm: Đừng để bị lừa: Những dấu hiệu nhận biết hợp đồng thuê nhà cần công chứng cho thuê nhà
Cơ sở pháp lý điều chỉnh
Điều 122 Luật Nhà ở 2023: quy định về hợp đồng thuê nhà ở
Điều 3, 40 và 42 Luật Công chứng 2024: quy định trình tự thủ tục công chứng hợp đồng
Điều 385, 402 Bộ luật Dân sự 2015: quy định về giao kết hợp đồng dân sự
Khi nào cần ký hợp đồng thuê nhà công chứng?
Theo quy định, công chứng hợp đồng thuê nhà là không bắt buộc đối với thuê nhà ở thông thường, trừ khi:
Thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên và một trong hai bên yêu cầu công chứng
Thuê nhà có yếu tố người nước ngoài, doanh nghiệp nước ngoài
Thuê nhà làm văn phòng, trụ sở công ty, có liên quan đến đăng ký pháp lý
Một số trường hợp cần công chứng theo quy định của các cơ quan chức năng (như Sở Kế hoạch và Đầu tư, Cục Thuế…)
Do đó, dù không bắt buộc trong mọi trường hợp, việc ký hợp đồng thuê nhà công chứng vẫn được khuyến khích để đảm bảo tính pháp lý và giá trị chứng cứ khi xảy ra tranh chấp.
>>> Xem thêm:Văn phòng công chứng uy tín tại Hà Nội: Dịch vụ nhanh chóng, bảo mật tuyệt đối
Các bước cần thiết khi ký hợp đồng thuê nhà công chứng
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết
Cả bên cho thuê và bên thuê cần chuẩn bị:
Giấy tờ tùy thân: CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực
Giấy tờ về nhà cho thuê: Sổ hồng, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
Hợp đồng thuê nhà đã soạn thảo (hoặc yêu cầu văn phòng công chứng hỗ trợ soạn thảo)
Trường hợp bên cho thuê là đồng sở hữu: cần có sự đồng ý và ký tên của tất cả đồng sở hữu
Nếu là ủy quyền cho người khác ký hợp đồng: cần có giấy ủy quyền hợp pháp hoặc hợp đồng ủy quyền công chứng
Lưu ý: Đối với tài sản đang thế chấp ngân hàng, cần có văn bản chấp thuận của bên nhận thế chấp nếu vẫn muốn công chứng hợp đồng thuê.
Bước 2: Đặt lịch và lựa chọn văn phòng công chứng
Người dân có thể lựa chọn phòng công chứng nhà nước hoặc văn phòng công chứng tư nhân, miễn là có trụ sở hoạt động hợp pháp.
Bước 3: Kiểm tra nội dung hợp đồng và điều kiện công chứng
Công chứng viên sẽ:
Kiểm tra pháp lý của nhà cho thuê
Kiểm tra quyền sở hữu, tình trạng pháp lý của các bên
Đối chiếu các điều khoản có phù hợp quy định pháp luật không
Hướng dẫn sửa đổi nội dung nếu có dấu hiệu vô hiệu, trái luật
Giai đoạn này rất quan trọng vì công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu hợp đồng có yếu tố gian dối hoặc sai phạm pháp luật.
Bước 4: Ký kết và chứng thực hợp đồng
Sau khi thống nhất nội dung, các bên sẽ:
Ký tên hoặc điểm chỉ trực tiếp tại văn phòng công chứng
Công chứng viên ký tên, đóng dấu xác nhận hợp đồng có hiệu lực pháp lý
Mỗi bên giữ 01 bản hợp đồng có công chứng, 01 bản lưu tại văn phòng
Trường hợp bên thuê là người nước ngoài không nói tiếng Việt: phải có phiên dịch viên, có giấy xác nhận đủ điều kiện hành nghề.
Bước 5: Thanh toán lệ phí công chứng
Theo Thông tư 257/2016/TT-BTC, mức phí công chứng phụ thuộc vào:
Giá trị hợp đồng thuê (trong hợp đồng cần ghi rõ tổng tiền thuê)
Văn phòng công chứng được phép tính phụ phí nếu hỗ trợ ngoài giờ, tận nơi hoặc dịch thuật
Chi phí công chứng thường dao động từ 200.000đ đến 1.000.000đ, tùy tính chất hợp đồng.
Một số lưu ý để quá trình ký hợp đồng thuê nhà công chứng diễn ra thuận lợi
Nội dung hợp đồng rõ ràng, không mâu thuẫn, không có điều khoản vô hiệu
Không sử dụng giấy tờ photocopy mờ, không công chứng lại nếu hết thời hạn
Đối với người cao tuổi, người khuyết tật: cần có người làm chứng hoặc người hỗ trợ hợp pháp
Ghi rõ nghĩa vụ thanh toán, quyền sử dụng tài sản và điều kiện chấm dứt hợp đồng để tránh tranh chấp
Ví dụ thực tế
Công ty T. thuê nhà của ông H. tại quận 3, TP.HCM để làm văn phòng đại diện. Do chưa nắm rõ quy định, hai bên ký tay và không công chứng hợp đồng. Khi công ty T. muốn đăng ký địa chỉ trụ sở tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, bị từ chối vì hợp đồng không có giá trị pháp lý.
Sau đó, hai bên phải thực hiện lại toàn bộ quy trình công chứng, mất thêm thời gian và chi phí.
Kết luận: Công chứng – bước quan trọng để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng thuê nhà
Ký hợp đồng thuê nhà công chứng không chỉ giúp hợp thức hóa giao dịch, mà còn tạo ra “tấm lá chắn” pháp lý vững chắc trước mọi tranh chấp phát sinh.
Hiểu rõ các bước công chứng hợp đồng thuê nhà, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và làm đúng quy trình sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và yên tâm khi tham gia bất kỳ giao dịch thuê – cho thuê nào.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
