Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuHiện nay, không ít người vẫn chưa hiểu rõ hợp pháp hóa lãnh sự là gì và được thực hiện trong những trường hợp nào. Đây là thủ tục cần thiết đối với nhiều loại giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp khi muốn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự năm 2026 được thực hiện như thế nào? Hãy cùng Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây.
1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Căn cứ Điều 4 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, ngoại trừ các trường hợp được pháp luật quy định miễn hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ, tài liệu của nước ngoài muốn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng duy nhất tại Hà Nội làm việc cả thứ 7 và CN. Không thu thêm phụ phí, miễn phí ký ngoài tại trại giam, bệnh viện, trụ sở,…
Theo khoản quy định về khái niệm tại Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự được hiểu là hoạt động của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Việt Nam nhằm chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ, tài liệu do nước ngoài cấp để những giấy tờ, tài liệu này có thể được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Nói cách khác, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giúp xác nhận về mặt chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan, người có thẩm quyền nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu, chứ không xác nhận nội dung của giấy tờ, tài liệu đó.
2. Những giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền sẽ không thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự đối với các loại giấy tờ, tài liệu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Giấy tờ, tài liệu đã bị tẩy xóa hoặc sửa chữa nhưng phần sửa chữa, tẩy xóa đó chưa được cơ quan có thẩm quyền đính chính theo quy định;
- Giấy tờ, tài liệu có các thông tin, nội dung không thống nhất hoặc có chi tiết mâu thuẫn với nhau;
- Giấy tờ, tài liệu giả hoặc được cấp, chứng nhận bởi cơ quan, người không có thẩm quyền;
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký, con dấu gốc;
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm đến lợi ích của Việt Nam.
Như vậy, trước khi thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, người có yêu cầu cần kiểm tra kỹ tính hợp lệ, nguyên trạng cũng như nguồn gốc của giấy tờ, tài liệu để tránh trường hợp hồ sơ bị từ chối giải quyết.
3. Những giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Không phải tất cả giấy tờ, tài liệu nước ngoài sử dụng tại Việt Nam đều bắt buộc phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, một số trường hợp được miễn thực hiện thủ tục này, gồm:
- Giấy tờ, tài liệu thuộc trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan cùng là thành viên hoặc được miễn theo nguyên tắc có đi có lại;
- Giấy tờ, tài liệu được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chuyển giao trực tiếp hoặc thông qua đường ngoại giao;
- Giấy tờ, tài liệu thuộc trường hợp được pháp luật quy định miễn hợp pháp hóa lãnh sự;
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Do đó, trước khi chuẩn bị hồ sơ, người có nhu cầu sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam nên xác định giấy tờ của mình có thuộc trường hợp được miễn hay không để tránh thực hiện thủ tục không cần thiết.
4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự năm 2026
Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự gồm Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện. Trình tự giải quyết hồ sơ tại các cơ quan này được quy định tại Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.
Cụ thể, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện như sau:
>>> Xem thêm: Thủ tục làm sổ đỏ lần đầu năm 2026: Giấy tờ, chi phí bao nhiêu?
4.1. Trình tự thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Người có yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự chuẩn bị 01 bộ hồ sơ và có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
– 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự;
– Giấy tờ tùy thân của người thực hiện thủ tục:
- Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp thì xuất trình bản chính;
- Trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì gửi kèm 01 bản chụp giấy tờ tùy thân;
– Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đã được cơ quan có thẩm quyền nước ngoài chứng nhận, kèm theo 01 bản chụp;
– 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, kèm theo bản chụp.
Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra và đối chiếu chữ ký, con dấu, chức danh được thể hiện trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu chữ ký, con dấu và chức danh đã được quốc gia đó thông báo chính thức cho cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
Trong trường hợp cần làm rõ tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, người tiếp nhận hồ sơ có quyền yêu cầu người đề nghị xuất trình bản chính và nộp thêm 01 bản chụp để lưu hồ sơ.
Đối với trường hợp mẫu chữ ký, con dấu hoặc chức danh của cơ quan nước ngoài chưa được thông báo chính thức hoặc có nghi vấn cần xác minh, cơ quan thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự sẽ đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh.
Sau khi nhận được kết quả xác minh, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiếp tục xem xét, giải quyết hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả cho người yêu cầu theo quy định.
4.2. Thời hạn giải quyết hồ sơ
Thời gian giải quyết yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.
Theo đó, thời hạn giải quyết thông thường là 01 ngày làm việc, tính từ ngày cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Tuy nhiên, đối với trường hợp hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời gian giải quyết có thể kéo dài hơn. Dù vậy, thời hạn giải quyết trong trường hợp này cũng không được vượt quá 05 ngày làm việc.
Trường hợp phải thực hiện xác minh về tính xác thực của giấy tờ, tài liệu thì thời gian giải quyết được thực hiện theo quy định tương ứng.
5. Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 8 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm nộp lệ phí theo quy định.
Mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện theo Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC. Theo đó, mức lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự hiện là 30.000 đồng/lần.
Đối với trường hợp người yêu cầu không nộp hồ sơ trực tiếp mà gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì ngoài khoản lệ phí nêu trên, người đề nghị còn phải thanh toán chi phí dịch vụ bưu chính cho cả chiều gửi và chiều nhận kết quả.
Như vậy, người có nhu cầu sử dụng giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp tại Việt Nam cần kiểm tra trước trường hợp của mình có thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay không. Nếu không thuộc trường hợp miễn, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng trình tự để giấy tờ được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
>>> Xem thêm: Tại Hà Nội, có văn phòng công chứng nào hỗ trợ làm dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói ngoài giờ hành chính không?
Trên đây là giải đáp của chúng tôi về vấn đề “Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cập nhật mới nhất năm 2026”. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ pháp lý, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo thông tin:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012, có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
XEM THÊM CÁC TỪ KHÓA TÌM KIẾM:
>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng mua bán nhà đất được thực hiện thế nào?
>>> Thủ tục làm sổ đỏ lần đầu năm 2026: Giấy tờ, chi phí bao nhiêu?
>>> Dịch thuật công chứng – Dịch thuật đa ngôn ngữ lấy ngay
>>> Công chứng thừa kế có cần có mặt tất cả các đồng thừa kế không?
>>> Những trường hợp nào không được bố trí tái định cư mới nhất 2026?