Ủy quyền thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu: Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp
Trong lĩnh vực thương mại quốc tế, việc thực hiện thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa và khai báo thuế thường phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên môn và thời gian xử lý. Do đó, ủy quyền thủ tục xuất nhập khẩu là giải pháp hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Vậy khi nào được phép ủy quyền? Ai có quyền nhận ủy quyền? Cần những giấy tờ gì? Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
1. Căn cứ pháp lý của việc ủy quyền trong thủ tục xuất nhập khẩu
1.1. Bộ luật Dân sự 2015
Điều 562:
“Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền.”
Điều 563 – 568: Điều chỉnh quyền và nghĩa vụ giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
1.2. Luật Hải quan 2014
Khoản 5 Điều 18:
“Người khai hải quan có thể là chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy quyền thực hiện thủ tục hải quan theo quy định.”
Nghị định 08/2015/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về thủ tục khai hải quan, đại lý hải quan, ủy quyền.
2. Khái niệm ủy quyền thủ tục xuất nhập khẩu là gì?
2.1. Định nghĩa
Ủy quyền thủ tục xuất nhập khẩu là việc chủ hàng (cá nhân/tổ chức) lập văn bản giao cho bên khác (thường là đại lý hải quan hoặc nhân viên công ty) thay mặt mình tiến hành các thủ tục liên quan đến việc xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa theo quy định pháp luật.
2.2. Hình thức
Giấy ủy quyền thông thường
Hợp đồng ủy quyền có công chứng hoặc chứng thực (khi giá trị lô hàng lớn hoặc theo yêu cầu của cơ quan hải quan)
>>> Xem thêm: Hợp đồng miệng có giá trị pháp lý như hợp đồng ủy quyền không?
3. Nội dung cần có trong văn bản ủy quyền thủ tục xuất nhập khẩu
Thông tin đầy đủ của bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền
Nội dung cụ thể: xuất hay nhập khẩu, loại hàng hóa, cửa khẩu, phương tiện
Thời hạn ủy quyền
Cam kết và trách nhiệm pháp lý
Kèm theo giấy tờ tùy thân, đăng ký doanh nghiệp hoặc mã số thuế
4. Ai được phép nhận ủy quyền thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu?
4.1. Đại lý hải quan
Là tổ chức được Tổng cục Hải quan cấp mã số hoạt động, có nhân viên được cấp thẻ hành nghề khai báo hải quan. Đây là đối tượng nhận ủy quyền phổ biến và được pháp luật công nhận.
Doanh nghiệp có thể ủy quyền nội bộ cho nhân viên chuyên trách logistics thực hiện khai báo hải quan, giao nhận hàng, nếu đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ.
Cá nhân hoặc tổ chức có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có kiến thức nghiệp vụ và được bên ủy quyền tin tưởng. Trong trường hợp này, cần lưu ý yêu cầu cụ thể từ chi cục hải quan địa phương.
5. Ví dụ minh họa về ủy quyền thủ tục xuất nhập khẩu
Tình huống thực tế:
Công ty ABC nhập khẩu linh kiện từ Nhật Bản qua cảng Hải Phòng. Vì thiếu nhân sự chuyên trách, công ty lập văn bản ủy quyền thủ tục xuất nhập khẩu cho Công ty X – đơn vị đại lý hải quan được cấp phép. Văn bản nêu rõ thông tin lô hàng, thời gian ủy quyền, trách nhiệm của bên nhận ủy quyền, kèm theo hợp đồng dịch vụ logistics giữa hai bên.
Kết quả: thủ tục hải quan được tiến hành nhanh chóng, không phát sinh rủi ro pháp lý.
6. Các lưu ý quan trọng khi ủy quyền thủ tục xuất nhập khẩu
6.1. Nội dung ủy quyền phải rõ ràng, cụ thể
Tránh ghi chung chung như “thực hiện mọi thủ tục liên quan”, dễ gây tranh cãi về phạm vi quyền hạn và trách nhiệm.
6.2. Lưu giữ giấy tờ ủy quyền đầy đủ
Cần lưu hồ sơ gồm: hợp đồng ủy quyền, giấy phép đại lý (nếu có), CMND/CCCD người đại diện nhận hàng, mã số thuế của bên ủy quyền.
Việc ủy quyền thủ tục xuất nhập khẩu là cần thiết để tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần thực hiện đúng quy định pháp luật, chọn đối tác đáng tin cậy, và lưu giữ hồ sơ cẩn thận để tránh rủi ro.
Trong trường hợp bạn cần mẫu hợp đồng ủy quyền chuẩn hoặc hỗ trợ xử lý tranh chấp liên quan đến xuất nhập khẩu, hãy liên hệ với đơn vị luật hoặc đại lý hải quan uy tín để được tư vấn kịp thời.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
