Hóa đơn điện tử phải lưu trữ như thế nào?. Sau đây, văn phòng công chứng Nguyễn Huệ sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc.

>>> Xem thêm: Đại chỉ Văn phòng công chứng gần nhất, uy tín tại Đống Đa

1. Hóa đơn điện tử phải lưu trữ như thế nào?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu quy định. Cụ thể, khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định số 123 quy định cách lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử như sau:

– Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

– Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thủ hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình.

Đồng thời, hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo:

– Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ: Khi hóa đơn đã được lập, ký số gửi cho bên mua và kê khai thì tuyệt đối không được làm thay đổi, sai lệch thông tin trong suốt thời gian lưu trữ.

– Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu như không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải đảm bảo việc tiêu hủy không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

>>> Xem thêm: Nhà đang thế chấp có thực hiện thủ tục cấp sổ đỏ được không?

Hoá đơn điện tử phải lưu trữ như thế nào?

2. Hoá đơn điện tử có cần lưu trữ không?

Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy để lưu trữ mà chỉ cần lưu trữ bằng phương tiện điện tử và có thể sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu

Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 123, hóa đơn điện tử chỉ phải in ra giấy trong trường hợp có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh/yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Xem thêm:  Cước vận chuyển có được xuất theo bảng kê không?

Hóa đơn điện tử được in ra giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi không có giá trị để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo Nghị định này.

>>> Tìm hiểu thêm: Địa chỉ cung cấp dịch vụ sang tên sổ đỏ khi nhận chuyển nhượng đất từ bố mẹ.

3. Lưu trữ hoá đơn điện tử đầu ra, đầu vào.

Người dùng cần lưu cả 2 file này vào các thiết bị ngoài như USB, đĩa CD… phòng trường hợp máy tính gặp sự cố và để không bị mất dữ liệu.

 Đối với hóa đơn điện tử đầu vào

  • Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.
  • Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.
  • Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính, đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn.
  • Mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 01 file Excel như: Mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
  • Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.

Đối với hóa đơn điện tử bán ra

Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn đầu ra theo quy định như sau:

– Lưu trữ hóa đơn điện tử vào thư mục trên máy tính cập nhật nội dung trên hóa đơn điện tử vào file excel: Tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước và sau VAT, mã tra cứu.

– Đồng bộ thư mục chứa file excel này với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.

>>>Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục Công chứng hợp đồng mua bán nhà đất cần những loại giấy tờ gì?.

Cách lưu trữ hoá đơn điện tử đầu vào, đầu ra

Trên đây là bài viết giải đáp về Hoá đơn điện tử phải lưu trữ thế nào? Ngoài ra, nếu như bạn đọc còn thắc mắc gì liên quan đến nội dung trên hoặc cần tư vấn các vấn đề pháp lý khác về công chứng và sổ đỏ, xin vui lòng liên hệ theo thông tin:

Xem thêm:  Lỗi rẽ trái khi đèn đỏ phạt bao nhiêu tiền?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội

Hotline : 0966.22.7979 – 0935.669.669

Email: ccnguyenhue165@gmail.com

XEM THÊM TỪ KHÓA:

>>>Xem thêm: Hướng dẫn cách tính chi Phí công chứng mua bán nhà theo quy định mới nhất năm 2023.

>>>Xem thêm:Di chúc miệng có được pháp luật công nhận hay không ?

>>>Xem thêm:Hợp đồng cho thuê đất có phải công chứng không? Cần chuẩn bị những hồ sơ gì?

>>>Hướng dẫn thực hiện Thủ tục công chứng ủy quyền đầy đủ nhất

>>>Body shaming người khác có thể bị xử phạt .Mức xử phạt là bao nhiêu?

Đánh giá

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *