Công chứng giấy tờ cho doanh nghiệp – Hồ sơ cần và thời gian xử lý
Công chứng giấy tờ doanh nghiệp là bước quan trọng đảm bảo tính pháp lý trong quá trình hoạt động, giao dịch và hợp tác kinh doanh. Từ hợp đồng thương mại, điều lệ công ty cho đến các loại ủy quyền, mọi tài liệu khi đã được công chứng sẽ giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro pháp lý và nâng cao uy tín. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về hồ sơ cần chuẩn bị và thời gian xử lý công chứng cho doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
>>> Xem thêm: Bạn có biết cách tìm đúng văn phòng công chứng phù hợp nhất cho giao dịch không?
1. Công chứng giấy tờ doanh nghiệp là gì?
1.1. Khái niệm
Công chứng giấy tờ doanh nghiệp là việc cá nhân đại diện doanh nghiệp mang các văn bản liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh đến tổ chức hành nghề công chứng để được chứng thực tính xác thực, hợp pháp của nội dung và chữ ký.
1.2. Tại sao doanh nghiệp cần công chứng?
Xác lập giá trị pháp lý cho hợp đồng, văn bản.
Làm căn cứ giao dịch, xét xử trong trường hợp tranh chấp.
Đảm bảo minh bạch trong các thỏa thuận, ủy quyền nội bộ và đối ngoại.
Ví dụ minh họa: Công ty TNHH ABC ký hợp đồng hợp tác đầu tư với đối tác Hàn Quốc, yêu cầu hợp đồng phải được công chứng để có thể thực hiện chuyển tiền và bảo đảm tính pháp lý. Văn bản được công chứng tại một VPCC ở Hà Nội trong vòng 1 ngày giúp giao dịch được diễn ra suôn sẻ.
2. Căn cứ pháp lý quy định về công chứng giấy tờ doanh nghiệp
Luật Công chứng năm 2014
Bộ luật Dân sự năm 2015
Luật Doanh nghiệp 2020
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao và chứng thực giấy tờ
Các văn bản này quy định rõ điều kiện, thẩm quyền và trình tự thực hiện công chứng, bao gồm cả với các loại tài liệu liên quan đến doanh nghiệp.
3. Các loại giấy tờ doanh nghiệp thường cần công chứng
3.1. Hợp đồng giao dịch
Hợp đồng thuê văn phòng, mua bán tài sản, hợp tác kinh doanh, hợp đồng dịch vụ…
Ủy quyền ký hợp đồng, giải quyết hồ sơ hành chính.
Ủy quyền tham gia tố tụng.
Ví dụ minh họa: Công ty XYZ ủy quyền cho Phó Giám đốc ký kết hợp đồng thuê mặt bằng. Giấy ủy quyền này phải được công chứng để đảm bảo hiệu lực khi giao dịch với bên cho thuê.
4. Hồ sơ công chứng giấy tờ doanh nghiệp
4.1. Hồ sơ chung
Bản chính văn bản cần công chứng.
Bản sao giấy đăng ký doanh nghiệp.
Giấy tờ tùy thân của người đại diện doanh nghiệp (CMND/CCCD/hộ chiếu).
Giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp (quyết định bổ nhiệm, giấy ủy quyền nếu có).
4.2. Trường hợp đặc biệt
Nếu công chứng hợp đồng có yếu tố nước ngoài: cần thêm bản dịch tiếng Việt có công chứng hoặc chứng thực.
Nếu là tài sản chung, tài sản có ràng buộc: cần văn bản chứng minh quyền sở hữu/hợp pháp.
Lưu ý: Người đại diện cần điền đúng thông tin và mang bản gốc để đối chiếu với bản sao.
5. Thời gian xử lý công chứng giấy tờ doanh nghiệp
5.1. Thời gian giải quyết
Với hồ sơ hợp lệ, thông thường: 30 phút đến 4 giờ làm việc.
Với hợp đồng phức tạp hoặc nhiều bên: từ 1 đến 2 ngày làm việc.
Trong trường hợp cần xác minh, dịch thuật, hoặc có yếu tố nước ngoài: có thể kéo dài 3–5 ngày.
5.2. Công chứng ngoài giờ, ngoài trụ sở
Một số VPCC cung cấp dịch vụ công chứng tại trụ sở doanh nghiệp hoặc ngoài giờ, hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến độ công việc.
6. Chi phí công chứng giấy tờ doanh nghiệp
Chi phí tùy theo giá trị tài sản hoặc loại văn bản công chứng, gồm:
Phí công chứng hợp đồng: Theo Thông tư 257/2016/TT-BTC, dao động từ vài chục nghìn đến hàng triệu đồng.
Phí soạn thảo văn bản (nếu yêu cầu): khoảng 50.000 – 300.000 đồng/văn bản.
Phí công chứng ngoài trụ sở, ngoài giờ (nếu có): tính thêm phụ phí theo thỏa thuận.
Ví dụ minh họa: Công ty DEF công chứng hợp đồng thuê nhà trị giá 1,5 tỷ đồng, phí công chứng khoảng 1,2 triệu đồng. Văn bản được xử lý trong 4 giờ làm việc.
7. Một số lưu ý quan trọng
Kiểm tra kỹ nội dung văn bản trước khi ký để tránh phải sửa đổi sau công chứng.
Nếu người ký không phải người đại diện pháp luật, cần có giấy ủy quyền có công chứng.
Không sử dụng chữ ký điện tử nếu công chứng trực tiếp tại văn phòng.
>>> Xem thêm: Đừng để thủ tục công chứng giấy tờ làm khó bạn! Hướng dẫn chi tiết đã có ở đây.
8. Kết luận
Công chứng giấy tờ doanh nghiệp là quy trình bắt buộc hoặc nên thực hiện để đảm bảo hiệu lực pháp lý trong các giao dịch kinh doanh, hợp tác và nội bộ doanh nghiệp. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ và nắm rõ thời gian xử lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
