Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuNhờ những thay đổi từ Quyết định 3152/QĐ-BTP cùng với việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, thủ tục chứng thực chữ ký hiện nay đã được đơn giản hóa đáng kể nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý và chặt chẽ trong quá trình thực hiện. Hãy cùng Văn phòng công chứn Nguyễn Huệ tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây nhé.
>>> Có thể bạn quan tâm: Không được chứng thực chữ ký Giấy ủy quyền mua bán đất?
1. Chứng thực chữ ký là gì?
Theo khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung), chứng thực chữ ký được hiểu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là của chính người yêu cầu chứng thực.
Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng được thực hiện chứng thực chữ ký. Theo quy định pháp luật hiện hành, một số trường hợp sẽ bị từ chối chứng thực, bao gồm:
– Tại thời điểm thực hiện chứng thực, người yêu cầu không minh mẫn, không làm chủ được hành vi của mình.
– Người yêu cầu sử dụng giấy tờ tùy thân hết hiệu lực hoặc có dấu hiệu giả mạo như chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế.
– Nội dung của giấy tờ, văn bản vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội; có nội dung kích động, chống phá Nhà nước, xuyên tạc lịch sử hoặc xâm phạm danh dự, uy tín của cá nhân, tổ chức.
– Giấy tờ, văn bản có nội dung liên quan đến giao dịch, trừ một số trường hợp đặc biệt như giấy ủy quyền không có thù lao, không phát sinh nghĩa vụ bồi thường và không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản hay quyền sử dụng bất động sản.
>>> Xem thêm: Đâu là văn phòng công chứng gần nhất tại Hà Nội hỗ trợ công chứng nhà đất nhanh?
2. Thủ tục chứng thực chữ ký trong các giấy tờ
Theo Quyết định 3152/QĐ-BTP, trình tự và cách thức thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký được quy định cụ thể như sau:
2.1 Cách thức thực hiện
Người có nhu cầu chứng thực có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan đại diện. Ngoài ra, việc chứng thực cũng có thể được thực hiện ngoài trụ sở trong một số trường hợp đặc biệt như người già yếu, không thể di chuyển, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang chấp hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.
2.2 Thành phần hồ sơ
Hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký bao gồm:
– Một trong các giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng như căn cước công dân, căn cước điện tử, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế.
– Giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký. Đối với văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu nội dung thì có thể yêu cầu cung cấp bản dịch sang tiếng Việt (bản dịch không bắt buộc phải công chứng, người yêu cầu chịu trách nhiệm về nội dung).
– Người yêu cầu nhận kết quả trực tiếp tại nơi đã nộp hồ sơ.
>>> Xem thêm: Trường hợp sau khi tranh chấp đất đai có làm được dịch vụ sổ đỏ nhanh không?
2.3 Thời hạn giải quyết
Thông thường, việc chứng thực được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp hồ sơ được nộp sau 15 giờ thì có thể trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo. Nếu cần kéo dài thời gian giải quyết, cơ quan tiếp nhận phải cấp giấy hẹn, ghi rõ thời điểm trả kết quả.
2.4 Trình tự thực hiện
Quy trình chứng thực chữ ký được tiến hành theo các bước sau:
(1) Người yêu cầu chứng thực xuất trình đầy đủ giấy tờ cần thiết và thực hiện ký hoặc điểm chỉ theo yêu cầu.
(2) Nếu người yêu cầu không sử dụng thành thạo tiếng Việt, cần có người phiên dịch. Người này phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, thông thạo ngôn ngữ liên quan và do người yêu cầu mời hoặc do cơ quan chứng thực chỉ định. Chi phí phiên dịch do người yêu cầu chi trả.
(3) Cán bộ thực hiện chứng thực kiểm tra hồ sơ. Nếu đầy đủ điều kiện, người yêu cầu sẽ ký hoặc điểm chỉ trực tiếp trước mặt người có thẩm quyền. Sau đó:
- Nội dung chứng thực được ghi theo mẫu dưới chữ ký hoặc tại trang liền kề.
- Người thực hiện chứng thực ký tên, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực.
- Với văn bản nhiều trang, phải đóng dấu giáp lai theo quy định.
(4) Trường hợp thông tin cá nhân đã được tích hợp trên ứng dụng VNeID, người thực hiện chứng thực không yêu cầu xuất trình thêm bản giấy nếu đã kiểm tra được dữ liệu tương ứng.
(5) Nếu người có thẩm quyền có thể khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các hệ thống dữ liệu khác, thì sẽ chủ động tra cứu, không yêu cầu người dân cung cấp thêm giấy tờ đã có trong hệ thống.
Nhìn chung, với việc cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ, thủ tục chứng thực chữ ký ngày càng thuận tiện, giúp tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý cần thiết.
>>> Có thể bạn quan tâm: Thủ tục công chứng hợp đồng mua bán nhà chung cư được thực hiện qua mấy bước?
Trên đây là giải đáp của chúng tôi về vấn đề “Thủ tục chứng thực chữ ký cập nhật mới nhất 2026”. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ pháp lý, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo thông tin:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012, có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
XEM THÊM CÁC TỪ KHÓA TÌM KIẾM:
>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng mua bán nhà đất được thực hiện thế nào?
>>> Thủ tục làm sổ đỏ lần đầu năm 2026: Giấy tờ, chi phí bao nhiêu?
>>> Địa chỉ văn phòng dịch thuật đa ngôn ngữ lấy ngay tại Hà Nội.
>>> Công chứng thừa kế có cần có mặt tất cả các đồng thừa kế không?
>>> 03 rủi ro cần biết khi mua chung cư mini hiện nay