Công chứng giấy tờ có dấu hiệu giả mạo – Văn phòng xử lý thế nào?

Giấy tờ giả mạo công chứng là một trong những rủi ro nghiêm trọng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho cả người yêu cầu công chứng và văn phòng công chứng. Việc phát hiện, xử lý và phòng tránh các giấy tờ giả mạo trong quá trình công chứng là nhiệm vụ quan trọng nhằm bảo vệ tính an toàn của giao dịch dân sự.

 >>> Xem thêm: Địa điểm công chứng an toàn, bảo mật hàng đầu – tìm hiểu về văn phòng công chứng ngay hôm nay!

1. Giấy tờ giả mạo công chứng là gì?

1.1 Khái niệm giấy tờ giả mạo trong công chứng

Giấy tờ giả mạo công chứng là những tài liệu có nội dung hoặc hình thức bị làm giả, bị sửa chữa, tẩy xóa hoặc do người không có thẩm quyền cấp phát hành, nhằm mục đích lừa đảo hoặc thực hiện hành vi trái pháp luật thông qua thủ tục công chứng.

1.2 Một số dạng giấy tờ giả mạo thường gặp

• Giả mạo CMND/CCCD hoặc sổ hộ khẩu

• Giấy tờ nhà đất bị làm giả hoặc chỉnh sửa

• Giả chữ ký, giả con dấu hoặc giả người sở hữu

• Làm lại giấy tờ gốc bị mất mà không đúng thủ tục pháp lý

 >>> Xem thêm: Top các phòng công chứng được đánh giá cao về tốc độ xử lý hồ sơ – bạn đã biết chưa?

Ví dụ minh họa:

Ông A dùng giấy tờ sổ đỏ giả để làm thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại Văn phòng công chứng. Nhờ nghiệp vụ kiểm tra mã số hồ sơ và đối chiếu với thông tin từ Phòng Tài nguyên & Môi trường, công chứng viên phát hiện sổ đỏ không trùng dữ liệu gốc. Giao dịch được ngăn chặn kịp thời.

2. Căn cứ pháp lý về việc xử lý giấy tờ giả mạo công chứng

2.1 Luật Công chứng 2014

• Điều 7 quy định rõ trách nhiệm của công chứng viên trong việc từ chối công chứng nếu phát hiện giấy tờ không hợp lệ, có dấu hiệu giả mạo.

• Điều 44 yêu cầu người yêu cầu công chứng phải cung cấp đầy đủ, trung thực các thông tin và giấy tờ hợp pháp.

2.2 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017)

• Điều 341 quy định hành vi “sử dụng con dấu, tài liệu giả của cơ quan, tổ chức” là hành vi phạm tội, có thể bị phạt tù từ 6 tháng đến 7 năm tùy theo mức độ nghiêm trọng.

3. Văn phòng công chứng xử lý thế nào khi nghi ngờ giấy tờ giả mạo?

3.1 Tạm dừng thủ tục công chứng

Ngay khi phát hiện dấu hiệu bất thường, công chứng viên có thể tạm ngưng toàn bộ thủ tục, không tiến hành ký kết văn bản công chứng cho đến khi làm rõ nguồn gốc giấy tờ.

3.2 Đối chiếu thông tin với cơ quan cấp giấy tờ

Văn phòng công chứng sẽ gửi công văn xác minh đến các cơ quan liên quan như:

• Phòng Tư pháp (với giấy tờ dân sự)

• Văn phòng Đăng ký đất đai (với giấy tờ nhà đất)

• Cơ quan Công an (với CMND/CCCD)

Trong thời gian chờ xác minh, giao dịch sẽ không được thực hiện.

 >>> Xem thêm: Có thể công chứng lại bản sao đã được công chứng trước đó không?

3.3 Thông báo cơ quan chức năng

Nếu xác định rõ hành vi sử dụng giấy tờ giả mạo công chứng, văn phòng sẽ lập biên bản và chuyển hồ sơ đến cơ quan điều tra để xử lý theo pháp luật. Đây là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật nhằm ngăn chặn hành vi gian dối và đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên.

Ví dụ minh họa:

Một cá nhân mang CMND giả đi công chứng hợp đồng vay tiền. Khi đối chiếu với dữ liệu dân cư, công chứng viên phát hiện CMND không tồn tại. Hồ sơ bị từ chối, đồng thời cá nhân này bị báo cáo lên cơ quan Công an quận để điều tra hành vi lừa đảo.

4. Trách nhiệm của các bên liên quan khi có giấy tờ giả mạo

4.1 Giấy tờ giả mạo công chứng: Trách nhiệm của người yêu cầu công chứng

• Nếu cố tình sử dụng giấy tờ giả: bị xử lý hình sự theo Điều 341 hoặc các tội danh lừa đảo khác

• Nếu bị người khác lừa đưa giấy tờ giả: có thể được miễn trách nhiệm hình sự, nhưng vẫn cần hợp tác làm rõ vụ việc

4.2 Giấy tờ giả mạo công chứng: Trách nhiệm của công chứng viên

• Phải từ chối công chứng ngay khi có nghi ngờ

• Không được tiếp tay, làm ngơ trước hành vi sử dụng giấy tờ giả

• Nếu vi phạm, có thể bị thu hồi thẻ hành nghề, bồi thường thiệt hại, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự

 >>> Xem thêm: So sánh công chứng và chứng thực giấy tờ – Nên chọn hình thức nào?

4.3 Giấy tờ giả mạo công chứng: Trách nhiệm của văn phòng công chứng

• Lưu hồ sơ, lập biên bản và cung cấp đầy đủ thông tin khi có yêu cầu từ cơ quan điều tra

• Có quy trình nội bộ để kiểm tra tính thật giả của giấy tờ một cách cẩn trọng, đúng quy định

5. Làm gì khi phát hiện mình bị công chứng bằng giấy tờ giả?

• Ngừng giao dịch ngay lập tức, nếu phát hiện hợp đồng hay giấy tờ có nguồn gốc giả

• Báo cáo cơ quan công an hoặc gửi đơn yêu cầu hủy bỏ văn bản công chứng

• Nếu bị thiệt hại về tài sản, có quyền khởi kiện yêu cầu bồi thường

Ví dụ minh họa:

Bà C bị lừa bán nhà bằng giấy ủy quyền giả được công chứng trước đó. Sau khi phát hiện, bà đã nộp đơn khởi kiện, Tòa án tuyên hợp đồng chuyển nhượng vô hiệu do sử dụng giấy tờ giả, đồng thời người sử dụng giấy tờ giả bị xử 5 năm tù.

 >>> Xem thêm: Tất cả bí quyết để công chứng giấy tờ đúng pháp luật mà bạn cần biết

6. Kết luận

Giấy tờ giả mạo công chứng là hành vi nguy hiểm cần được phát hiện và xử lý nghiêm túc. Các văn phòng công chứng có trách nhiệm kiểm tra chặt chẽ giấy tờ, từ chối công chứng khi phát hiện dấu hiệu nghi ngờ và phối hợp với cơ quan chức năng để ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật.