Soạn thảo hợp đồng trước khi yêu cầu công chứng ngoài trụ sở có cần thiết không?
Trong thực tiễn giao dịch dân sự và kinh doanh, nhiều bên lựa chọn công chứng ngoài trụ sở do hoàn cảnh đặc thù hoặc yêu cầu cấp bách về thời gian. Tuy nhiên, một câu hỏi thường được đặt ra là liệu soạn thảo hợp đồng công chứng ngoài trụ sở trước khi yêu cầu công chứng có thực sự cần thiết hay không. Không ít người cho rằng công chứng viên sẽ trực tiếp soạn thảo hợp đồng tại buổi công chứng, nên việc chuẩn bị trước là không cần thiết. Cách hiểu này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, đặc biệt khi công chứng được thực hiện ngoài trụ sở với điều kiện nghiệp vụ hạn chế hơn.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng nào hỗ trợ công chứng giấy tờ cho người nước ngoài? Giải đáp các câu hỏi thường gặp
Vai trò của hợp đồng trong hoạt động công chứng
Theo pháp luật công chứng, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, tính xác thực và ý chí tự nguyện của các bên đối với nội dung giao dịch. Tuy nhiên, công chứng viên không phải lúc nào cũng là người trực tiếp soạn thảo toàn bộ hợp đồng từ đầu.
Luật Công chứng quy định: “Người yêu cầu công chứng có quyền yêu cầu công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch; trường hợp người yêu cầu đã tự soạn thảo thì công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra nội dung”. Quy định này cho thấy việc soạn thảo hợp đồng trước hay tại thời điểm công chứng phụ thuộc vào sự lựa chọn của các bên, nhưng không làm thay đổi trách nhiệm kiểm tra pháp lý của công chứng viên.
Đặc thù của công chứng ngoài trụ sở và yêu cầu chuẩn bị hợp đồng
Hạn chế về điều kiện nghiệp vụ
Khác với công chứng tại trụ sở, công chứng ngoài trụ sở thường diễn ra trong điều kiện nghiệp vụ hạn chế hơn, không đầy đủ cơ sở vật chất, tài liệu tham khảo và sự hỗ trợ nghiệp vụ. Trong bối cảnh đó, việc soạn thảo hợp đồng công chứng ngoài trụ sở trước giúp giảm thiểu rủi ro và tránh kéo dài thời gian xử lý tại buổi công chứng.
Việc phải soạn thảo hợp đồng từ đầu ngay tại địa điểm ngoài trụ sở có thể khiến công chứng viên khó kiểm soát toàn bộ nội dung và phát sinh sai sót.
Bảo đảm sự thống nhất ý chí của các bên
Hợp đồng được soạn thảo trước giúp các bên có thời gian đọc, trao đổi và thống nhất các điều khoản quan trọng. Điều này đặc biệt cần thiết đối với các giao dịch có giá trị lớn hoặc nội dung phức tạp.
Trong trường hợp công chứng ngoài trụ sở, việc phát sinh tranh luận hoặc chỉnh sửa nhiều lần tại chỗ không chỉ làm kéo dài buổi công chứng mà còn ảnh hưởng đến khả năng xác minh ý chí tự nguyện của các bên.
Soạn thảo hợp đồng trước có phải là điều kiện bắt buộc?
Về mặt pháp lý, việc soạn thảo hợp đồng trước khi yêu cầu công chứng ngoài trụ sở không phải là điều kiện bắt buộc. Pháp luật công chứng không quy định rằng chỉ những hợp đồng được soạn sẵn mới được công chứng ngoài trụ sở.
Tuy nhiên, trong thực tiễn hành nghề, nhiều tổ chức hành nghề công chứng khuyến nghị hoặc thậm chí yêu cầu người dân chuẩn bị trước hợp đồng, đặc biệt đối với các trường hợp công chứng ngoài trụ sở, nhằm bảo đảm an toàn pháp lý và hiệu quả nghiệp vụ.
>>> Xem thêm: Vì sao nên sử dụngdịch vụ sổ đỏ thay vì tự làm thủ tục?
Hệ quả pháp lý khi không soạn thảo hợp đồng trước
Nguy cơ bị từ chối công chứng ngoài trụ sở
Nếu nội dung giao dịch chưa rõ ràng, các điều khoản chưa được thống nhất hoặc còn nhiều điểm cần làm rõ, công chứng viên có thể từ chối thực hiện công chứng ngoài trụ sở do không bảo đảm điều kiện xác minh và kiểm tra tính hợp pháp.
Luật Công chứng quy định: “Công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu yêu cầu công chứng vi phạm pháp luật hoặc không đủ điều kiện để thực hiện”. Việc hợp đồng chưa được chuẩn bị kỹ càng có thể rơi vào trường hợp này.
Rủi ro tranh chấp sau công chứng
Hợp đồng được soạn thảo vội vàng, thiếu chặt chẽ dễ dẫn đến cách hiểu khác nhau giữa các bên sau này. Khi phát sinh tranh chấp, dù hợp đồng đã được công chứng, Tòa án vẫn có thể xem xét lại nội dung giao dịch nếu có căn cứ cho rằng ý chí các bên không được thể hiện đầy đủ, rõ ràng.
Ai nên soạn thảo hợp đồng trước khi công chứng ngoài trụ sở?
Người yêu cầu công chứng có thể tự soạn thảo hợp đồng hoặc nhờ luật sư, tổ chức hành nghề công chứng hỗ trợ soạn thảo trước. Điều quan trọng là nội dung hợp đồng phải phù hợp với quy định pháp luật và phản ánh đúng ý chí của các bên.
Trong nhiều trường hợp, việc kết hợp giữa tư vấn pháp lý và công chứng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, đặc biệt đối với giao dịch có giá trị lớn hoặc tính chất phức tạp.
Kết luận
Mặc dù không phải là điều kiện bắt buộc theo luật định, nhưng việc soạn thảo hợp đồng công chứng ngoài trụ sở trước khi yêu cầu công chứng là hết sức cần thiết trong thực tiễn. Việc chuẩn bị trước hợp đồng giúp buổi công chứng diễn ra nhanh chóng, giảm thiểu nguy cơ bị từ chối và bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch. Đối với công chứng ngoài trụ sở – vốn là cơ chế ngoại lệ – sự chuẩn bị kỹ lưỡng luôn là yếu tố then chốt để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
