Công chứng ngoài trụ sở có áp dụng được cho doanh nghiệp hay không?
Trong bối cảnh hoạt động sản xuất – kinh doanh ngày càng đòi hỏi tính linh hoạt và tốc độ, nhiều doanh nghiệp quan tâm đến việc công chứng ngoài trụ sở cho doanh nghiệp nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và bảo đảm tiến độ giao dịch. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn liệu pháp luật hiện hành có cho phép áp dụng hình thức công chứng này hay không, và trong những trường hợp nào thì được thực hiện. Việc hiểu đúng bản chất, phạm vi và điều kiện của công chứng ngoài trụ sở không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn phương thức phù hợp mà còn tránh được rủi ro pháp lý phát sinh. Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể vấn đề này dưới góc độ pháp luật công chứng hiện hành.
>>> Xem thêm: Cần công chứng hợp đồng mua bán nhà đất? Văn phòng công chứng nào uy tín, dịch vụ nhanh gọn?
Khái quát về công chứng ngoài trụ sở theo pháp luật hiện hành
Theo quy định của Luật Công chứng hiện hành, nguyên tắc chung là việc công chứng được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, pháp luật cũng thừa nhận một số trường hợp ngoại lệ cho phép công chứng viên thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở khi có căn cứ chính đáng.
Cụ thể, Điều 44 Luật Công chứng 2014 quy định: “Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng”.
Quy định này cho thấy pháp luật không tuyệt đối cấm công chứng ngoài trụ sở, nhưng đặt ra yêu cầu rất chặt chẽ về điều kiện áp dụng.
Doanh nghiệp có thuộc đối tượng được công chứng ngoài trụ sở hay không?
Chủ thể doanh nghiệp dưới góc nhìn pháp lý
Doanh nghiệp là pháp nhân thương mại, được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp. Về nguyên tắc, doanh nghiệp không thuộc các trường hợp “người già yếu, không thể đi lại” hay “người đang bị tạm giữ, tạm giam” theo quy định của Luật Công chứng.
Tuy nhiên, pháp luật vẫn để ngỏ một trường hợp là “có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng”. Đây chính là căn cứ pháp lý quan trọng để xem xét việc công chứng ngoài trụ sở cho doanh nghiệp trong thực tiễn.
Thế nào là “lý do chính đáng” đối với doanh nghiệp?
Pháp luật hiện hành không liệt kê cụ thể thế nào là “lý do chính đáng”, nhưng trong thực tiễn áp dụng, lý do này thường được hiểu theo hướng hạn chế và phải có căn cứ rõ ràng. Đối với doanh nghiệp, một số tình huống có thể được xem xét bao gồm:
– Việc ký kết hợp đồng cần thực hiện tại địa điểm sản xuất, dự án, công trình mà việc di chuyển toàn bộ người đại diện, người có liên quan đến trụ sở công chứng là không khả thi; – Giao dịch có tính chất phức tạp, cần kiểm tra thực tế tài sản, máy móc, dây chuyền sản xuất gắn liền với địa điểm kinh doanh; – Trường hợp bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan khiến việc đến trụ sở công chứng không thể thực hiện trong thời gian cần thiết.
Trong các trường hợp này, tổ chức hành nghề công chứng sẽ xem xét tính hợp lý, hợp pháp của yêu cầu trước khi quyết định có thực hiện công chứng ngoài trụ sở hay không.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ uy tín – Giải pháp nhanh chóng cho mọi thủ tục đất đai tại Hà Nội
Phạm vi áp dụng công chứng ngoài trụ sở cho doanh nghiệp
Không phải mọi giao dịch của doanh nghiệp đều có thể áp dụng hình thức công chứng ngoài trụ sở. Trên thực tế, công chứng ngoài trụ sở cho doanh nghiệp thường được cân nhắc đối với các giao dịch như:
– Hợp đồng liên quan đến tài sản gắn liền với địa điểm cụ thể (nhà xưởng, công trình, dây chuyền sản xuất); – Văn bản liên quan đến việc chuyển giao, thế chấp, góp vốn bằng tài sản mà công chứng viên cần xác minh thực tế; – Trường hợp ký kết hợp đồng có sự tham gia của nhiều bên, nhiều đại diện pháp lý tại cùng một địa điểm.
Ngược lại, với các giao dịch đơn giản, hồ sơ đầy đủ và doanh nghiệp hoàn toàn có khả năng cử người đại diện đến trụ sở công chứng, việc yêu cầu công chứng ngoài trụ sở thường sẽ không được chấp nhận.
Trách nhiệm và rủi ro pháp lý khi công chứng ngoài trụ sở cho doanh nghiệp
Trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng
Công chứng ngoài trụ sở luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro hơn so với công chứng tại trụ sở, đặc biệt là trong việc xác minh nhân thân, năng lực đại diện và ý chí tự nguyện của các bên. Do đó, công chứng viên phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc hành nghề và chịu trách nhiệm cá nhân về tính hợp pháp của việc công chứng.
Luật Công chứng quy định: “Công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước tổ chức hành nghề công chứng về văn bản công chứng do mình thực hiện”. Điều này đồng nghĩa với việc nếu việc công chứng ngoài trụ sở cho doanh nghiệp được thực hiện không đúng căn cứ pháp luật, công chứng viên có thể bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính, thậm chí phát sinh trách nhiệm bồi thường.Rủi ro đối với doanh nghiệp
Về phía doanh nghiệp, nếu văn bản công chứng bị xác định là thực hiện trái quy định, giao dịch có nguy cơ bị tuyên vô hiệu hoặc không được công nhận giá trị pháp lý. Điều này đặc biệt nguy hiểm đối với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc liên quan đến quyền tài sản quan trọng.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên coi công chứng ngoài trụ sở là “dịch vụ tiện ích đương nhiên”, mà cần cân nhắc kỹ tính hợp pháp và sự chấp thuận của tổ chức hành nghề công chứng.
Một số lưu ý thực tiễn cho doanh nghiệp khi yêu cầu công chứng ngoài trụ sở
Thứ nhất, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, rõ ràng và giải trình cụ thể lý do không thể đến trụ sở công chứng. Lý do càng rõ ràng, có căn cứ thực tế thì khả năng được chấp thuận càng cao.
Thứ hai, nên trao đổi trước với tổ chức hành nghề công chứng để được tư vấn về tính khả thi của yêu cầu, tránh tình trạng đặt lịch nhưng không được thực hiện.
Thứ ba, doanh nghiệp cần nhận thức rằng công chứng ngoài trụ sở không phải là quyền đương nhiên, mà là trường hợp ngoại lệ, phụ thuộc vào đánh giá chuyên môn và trách nhiệm pháp lý của công chứng viên.
Có thể khẳng định rằng, công chứng ngoài trụ sở cho doanh nghiệp không bị pháp luật cấm tuyệt đối, nhưng chỉ được áp dụng trong những trường hợp thật sự có lý do chính đáng và phù hợp với quy định của Luật Công chứng. Doanh nghiệp cần tiếp cận vấn đề này một cách thận trọng, hiểu đúng bản chất pháp lý và chủ động trao đổi với tổ chức hành nghề công chứng để bảo đảm an toàn cho giao dịch. Việc sử dụng đúng và hợp lý hình thức công chứng ngoài trụ sở sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh mà vẫn bảo đảm tuân thủ pháp luật.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
