Hồ sơ mâu thuẫn thông tin: Công chứng viên có được ký?
Trong quá trình tiếp nhận và thẩm tra hồ sơ công chứng, một trong những rủi ro phổ biến nhưng tiềm ẩn hậu quả pháp lý nghiêm trọng là tình trạng mâu thuẫn giấy tờ pháp lý công chứng. Sự không thống nhất giữa các giấy tờ về chủ thể, tài sản hoặc thông tin giao dịch có thể làm sai lệch ý chí của các bên và ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp của hợp đồng. Khi không thể làm rõ hoặc khắc phục được các mâu thuẫn này, công chứng viên có nghĩa vụ từ chối công chứng để bảo đảm an toàn pháp lý. Bài viết phân tích căn cứ pháp luật và các dạng mâu thuẫn hồ sơ dẫn đến việc từ chối công chứng trong thực tiễn.
>>> Xem thêm: Bạn có biếtvăn phòng công chứng nào nhận công chứng tại nhà, tiện lợi cho người bận rộn?
1. Vai trò của hồ sơ pháp lý trong hoạt động công chứng
Hồ sơ công chứng là căn cứ trực tiếp để công chứng viên kiểm tra:
Năng lực chủ thể;
Quyền đối với tài sản;
Tính hợp pháp của nội dung giao dịch.
Theo “Điều 40 Luật Công chứng 2024”, người yêu cầu công chứng phải cung cấp đầy đủ, chính xác giấy tờ liên quan đến hợp đồng, giao dịch. Mọi sự không thống nhất trong hồ sơ đều có thể làm phát sinh nghi ngờ về tính xác thực và hợp pháp của giao dịch.
2. Thế nào là mâu thuẫn giữa các giấy tờ pháp lý trong hồ sơ công chứng?
Mâu thuẫn giấy tờ pháp lý công chứng là tình trạng các tài liệu trong cùng một hồ sơ thể hiện thông tin không thống nhất, không thể cùng tồn tại một cách hợp pháp.
Các mâu thuẫn này có thể liên quan đến:
Chủ thể tham gia giao dịch;
Đối tượng của hợp đồng;
Thời điểm xác lập quyền;
Nội dung quyền và nghĩa vụ.
Khi mâu thuẫn không được giải thích hoặc chứng minh hợp lý, hồ sơ không còn đủ điều kiện để công chứng.
3. Các dạng mâu thuẫn giấy tờ pháp lý thường gặp
3.1. Mâu thuẫn thông tin về chủ thể
Ví dụ minh họa: “Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi tên một người, nhưng giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng lại thể hiện họ tên, năm sinh khác không có căn cứ giải thích”.
Trường hợp này làm phát sinh nghi ngờ về tư cách chủ thể và quyền ký kết hợp đồng.
3.2. Mâu thuẫn về tình trạng pháp lý của tài sản
Ví dụ minh họa: “Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thể hiện tài sản là sở hữu riêng, trong khi hồ sơ khác lại xác định là tài sản chung vợ chồng nhưng không có văn bản phân định”.
Sự mâu thuẫn này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền định đoạt tài sản.
3.3. Mâu thuẫn về diện tích, ranh giới, đặc điểm tài sản
Các giấy tờ đo đạc, bản vẽ, giấy chứng nhận thể hiện thông tin không thống nhất về diện tích, thửa đất, số nhà, kết cấu tài sản… đều là dấu hiệu rủi ro pháp lý cao.
3.4. Mâu thuẫn về thời điểm xác lập quyền
Ví dụ minh họa: “Hợp đồng mua bán được lập tại thời điểm trước khi bên bán được cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản”.
Trường hợp này đặt ra nghi vấn về tính hợp pháp của quyền định đoạt tại thời điểm giao dịch.
>>> Xem thêm: Mẹo chọndịch vụ làm sổ đỏ uy tín, tiết kiệm chi phí nhất năm 2025
4. Căn cứ pháp lý để công chứng viên từ chối công chứng
Theo “Điều 44 Luật Công chứng 2024”, công chứng viên được quyền từ chối công chứng nếu hồ sơ không đủ căn cứ xác định tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch.
Bên cạnh đó, “Điều 7 Luật Công chứng 2024” yêu cầu công chứng viên phải bảo đảm tính khách quan, hợp pháp và chính xác của văn bản công chứng. Khi tồn tại mâu thuẫn giấy tờ pháp lý công chứng không thể làm rõ, việc tiếp tục công chứng sẽ vi phạm nguyên tắc này.
5. Phân biệt mâu thuẫn hồ sơ và sai sót kỹ thuật có thể khắc phục
Trong thực tiễn, công chứng viên cần phân biệt rõ:
Sai sót kỹ thuật nhỏ (lỗi đánh máy, thiếu dấu, sai số không làm thay đổi bản chất);
Mâu thuẫn pháp lý thực chất (liên quan đến quyền, chủ thể, đối tượng giao dịch).
Chỉ trường hợp thứ hai mới là căn cứ trực tiếp để từ chối công chứng.
6. Hậu quả pháp lý nếu vẫn công chứng khi hồ sơ có mâu thuẫn
Nếu văn bản được công chứng trong khi hồ sơ tồn tại mâu thuẫn giấy tờ pháp lý công chứng, các hệ quả có thể phát sinh:
Giao dịch bị Tòa án tuyên vô hiệu;
Văn bản công chứng có thể bị hủy;
Quyền lợi của bên thứ ba bị ảnh hưởng;
Công chứng viên có thể bị xem xét trách nhiệm nghề nghiệp nếu có lỗi.
Kết luận
Từ chối công chứng khi hồ sơ có sự mâu thuẫn giữa các giấy tờ pháp lý là biện pháp cần thiết nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự. Việc nhận diện và xử lý đúng các trường hợp mâu thuẫn giấy tờ pháp lý công chứng không chỉ giúp phòng ngừa tranh chấp mà còn khẳng định vai trò của công chứng viên như một “bộ lọc pháp lý” trong hệ thống tư pháp. Tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc này chính là nền tảng bảo đảm giá trị và uy tín của hoạt động công chứng trong thực tiễn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
