Không có bản chính giấy tờ: Công chứng viên có được từ chối?
Trong hoạt động công chứng, việc kiểm tra giấy tờ là bước bắt buộc nhằm bảo đảm tính xác thực và hợp pháp của giao dịch. Trên thực tế, không ít trường hợp người yêu cầu công chứng chỉ xuất trình bản sao, bản chụp hoặc giấy tờ không đầy đủ với lý do thất lạc, đang thế chấp hoặc đang được cơ quan khác giữ. Khi đó, vấn đề từ chối công chứng bản chính đặt ra như một yêu cầu pháp lý nhằm phòng ngừa rủi ro và bảo vệ giá trị của văn bản công chứng.
>>> Xem thêm: Công chứng học bạ lấy ngay tại văn phòng công chứnguy tín tại Hà Nội
1. Ý nghĩa của việc xuất trình bản chính trong công chứng
Bản chính giấy tờ là căn cứ duy nhất để công chứng viên:
Xác định nhân thân, năng lực hành vi của người yêu cầu công chứng;
Kiểm tra quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền định đoạt đối với tài sản;
Đánh giá tính hợp pháp và tính xác thực của hợp đồng, giao dịch.
Việc không xuất trình được bản chính làm mất đi cơ sở kiểm tra, xác minh, dẫn đến nguy cơ công chứng nhầm, công chứng sai hoặc tiếp tay cho hành vi gian dối.
2. Cơ sở pháp lý của việc từ chối công chứng bản chính
2.1. Quy định của Luật Công chứng 2014
Theo Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng có nghĩa vụ:
Xuất trình bản chính giấy tờ liên quan đến hợp đồng, giao dịch;
Chịu trách nhiệm về tính xác thực, hợp pháp của giấy tờ đã xuất trình.
Đồng thời, Điều 44 Luật Công chứng 2014 quy định công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu:
Hồ sơ yêu cầu công chứng không đầy đủ;
Giấy tờ không rõ ràng, không hợp lệ hoặc không được xuất trình bản chính để đối chiếu.
Như vậy, từ chối công chứng bản chính là quyền và cũng là nghĩa vụ pháp lý của công chứng viên.
2.2. Liên hệ với nguyên tắc bảo đảm an toàn pháp lý
Theo Điều 7 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải tuân thủ pháp luật và chịu trách nhiệm về văn bản công chứng. Việc công chứng khi không có bản chính giấy tờ có thể dẫn đến:
Trong các trường hợp này, công chứng viên không có cơ sở pháp lý để tiếp tục thực hiện công chứng.
4. Có được công chứng khi chỉ có bản sao hay không?
Nguyên tắc chung là không. Công chứng hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải xuất trình bản chính để công chứng viên kiểm tra.
Bản sao chỉ có giá trị:
Đối chiếu với bản chính;
Lưu hồ sơ công chứng.
Việc công chứng dựa trên bản sao, dù có chứng thực, không thay thế nghĩa vụ xuất trình bản chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định đặc biệt (ví dụ: văn bản do cơ quan có thẩm quyền xác nhận việc đang giữ bản chính).
5. Trách nhiệm của công chứng viên khi thiếu bản chính
Khi người yêu cầu không xuất trình được bản chính giấy tờ, công chứng viên có trách nhiệm:
Giải thích rõ lý do không thể công chứng;
Hướng dẫn người yêu cầu hoàn thiện hồ sơ;
Trường hợp không thể bổ sung, từ chối công chứng bản chính theo đúng quy định.
Nếu công chứng viên vẫn thực hiện công chứng trong điều kiện không có bản chính, có thể bị:
Xử lý kỷ luật;
Yêu cầu bồi thường thiệt hại;
Bị xem xét trách nhiệm theo Luật Công chứng.
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng trọn gói, đảm bảo đúng quy định pháp luật
6. Ví dụ minh họa thực tiễn về việc từ chối công chứng bản chính
Ông A yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất nhưng chỉ xuất trình bản photo Giấy chứng nhận, với lý do bản chính đang thế chấp tại ngân hàng. Do không có bản chính và không có văn bản xác nhận hợp pháp của ngân hàng, công chứng viên đã từ chối công chứng bản chính. Việc từ chối này phù hợp với quy định pháp luật và bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch.
Từ chối công chứng bản chính là biện pháp pháp lý cần thiết nhằm bảo đảm tính xác thực, hợp pháp và an toàn của các giao dịch dân sự. Việc xuất trình bản chính giấy tờ không chỉ là nghĩa vụ của người yêu cầu công chứng mà còn là điều kiện tiên quyết để công chứng viên thực hiện đúng chức năng, trách nhiệm của mình. Do đó, trong mọi trường hợp không có bản chính hợp lệ, công chứng viên buộc phải từ chối công chứng theo quy định pháp luật.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
