Công chứng giấy tờ mất góc, bị lem mực – Có hợp lệ không?

Công chứng giấy tờ lỗi là trường hợp phổ biến trong thực tế khi người dân mang giấy tờ bị rách, mất góc, lem mực, nhàu nát đến cơ quan công chứng. Vậy những loại giấy tờ này có được chấp nhận công chứng không? Bài viết sau sẽ cung cấp câu trả lời chi tiết theo đúng quy định pháp luật, kèm ví dụ thực tế giúp bạn dễ hiểu hơn.

 >>> Xem thêm: Làm sao để chọn văn phòng công chứng uy tín và dịch vụ tốt nhất? Đây là câu trả lời!

1. Giấy tờ bị lỗi là gì?

1.1. Các dạng giấy tờ lỗi thường gặp

Giấy tờ lỗi là những giấy tờ có dấu hiệu hư hỏng vật lý hoặc sai sót nội dung khiến cho tính xác thực, rõ ràng của thông tin bị ảnh hưởng. Một số lỗi phổ biến bao gồm:

• Mất góc giấy tờ, rách giấy, nhàu nát

• Lem mực, nhòe chữ, không rõ họ tên, số giấy tờ

• Bong tróc hình dấu, tem chống giả, mờ chữ ký

 >>> Xem thêm: Những rủi ro nào tiềm ẩn nếu bạn không công chứng hợp đồng mua bán nhà?

1.2. Nguyên nhân gây ra lỗi giấy tờ

• Do quá trình bảo quản kém, giấy tờ cũ, môi trường ẩm mốc

• Do tai nạn như rơi nước, bị cháy, chuột cắn…

• Do in ấn sai, sử dụng mực kém chất lượng

2. Quy định pháp luật về công chứng giấy tờ lỗi

2.1. Giấy tờ lỗi có được công chứng không?

Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, một trong các điều kiện để công chứng hợp lệ là giấy tờ phải đầy đủ, rõ ràng, không bị tẩy xóa, sửa chữa. Cụ thể:

“Người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính các giấy tờ có liên quan, giấy tờ phải rõ ràng, không bị sửa chữa, tẩy xóa, giả mạo.”

Như vậy, nếu giấy tờ bị lỗi làm sai lệch nội dung hoặc không còn đảm bảo tính xác thực, thì cơ quan công chứng có quyền từ chối công chứng.

 >>> Xem thêm: Công chứng giấy tờ tại nhà – Ai được sử dụng dịch vụ này?

2.2. Trường hợp có thể chấp nhận công chứng

• Lỗi nhỏ không ảnh hưởng đến nội dung chính của văn bản (ví dụ mất góc nhưng vẫn nhìn rõ nội dung, chữ không bị mất)

• Có thể đối chiếu với bản gốc khác hoặc thông tin rõ ràng, đầy đủ để xác minh lại tính xác thực

3. Thực tế công chứng giấy tờ lỗi như thế nào?

3.1. Trường hợp được công chứng

Ví dụ minh họa:

Ông A mang theo giấy khai sinh bị lem mực nhẹ ở phần viền trên, nhưng họ tên, ngày tháng năm sinh và dấu giáp lai vẫn rõ ràng, giấy không bị rách. Công chứng viên kiểm tra, đối chiếu với bản sao sổ hộ khẩu và xác nhận thông tin trùng khớp. Trong trường hợp này, giấy tờ lỗi vẫn có thể công chứng.

3.2. Trường hợp bị từ chối công chứng

Ví dụ minh họa:

Bà B nộp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị mất một góc đúng ngay vị trí số thửa, diện tích đất và mốc giới. Công chứng viên không thể xác định nội dung bị mất, do đó từ chối công chứng và yêu cầu bà B xin cấp lại bản sao hoặc trích lục từ cơ quan có thẩm quyền.

 >>> Xem thêm: Có được giữ lại bản gốc sau khi công chứng giấy tờ không?

4. Giải pháp nếu giấy tờ bị lỗi không được công chứng

4.1. Xin cấp lại bản chính hoặc bản sao từ cơ quan có thẩm quyền

• Đối với giấy tờ hộ tịch (khai sinh, khai tử, kết hôn…): xin cấp bản sao tại UBND cấp xã nơi đăng ký

• Đối với sổ đỏ, giấy phép xây dựng, giấy tờ hành chính khác: xin cấp lại hoặc trích lục tại cơ quan chuyên trách

4.2. Làm đơn cam kết hoặc xác nhận thông tin (trong giới hạn cho phép)

Một số trường hợp có thể bổ sung giấy xác nhận thông tin hoặc cam kết, tuy nhiên cần được công chứng viên đánh giá cụ thể và căn cứ vào từng trường hợp thực tế.

5. Lưu ý khi đi công chứng giấy tờ lỗi

• Chuẩn bị nhiều bản gốc hoặc bản sao khác để đối chiếu nếu có nghi ngờ

• Nếu giấy tờ bị lỗi quá nghiêm trọng, nên chủ động đi xin lại trước khi mất thời gian tại văn phòng công chứng

• Không nên tự ý sửa chữa, dán lại, tẩy xóa giấy tờ lỗi, vì dễ bị xem là giả mạo

 >>> Xem thêm: Bạn muốn tiết kiệm thời gian khi công chứng giấy tờ? Đây là cách làm thông minh!

6. Kết luận

Công chứng giấy tờ lỗi như bị mất góc, lem mực có thể được chấp nhận nếu lỗi không làm sai lệch nội dung và giấy tờ vẫn xác minh được thông tin. Tuy nhiên, nếu lỗi quá nghiêm trọng, công chứng viên có quyền từ chối theo quy định pháp luật. Người dân cần chủ động kiểm tra giấy tờ, bảo quản tốt, và chuẩn bị bản sao thay thế khi cần.