Trong hoạt động công chứng, sự tham gia của người phiên dịch thường xuất hiện khi người yêu cầu công chứng không sử dụng thành thạo tiếng Việt hoặc có hạn chế trong việc tiếp nhận, thể hiện ý chí. Khi đó, giao dịch không chỉ phụ thuộc vào ý chí trực tiếp của các bên mà còn chịu tác động thông qua hoạt động chuyển ngữ của người phiên dịch. Chính vì vậy, lưu trữ hồ sơ công chứng khi giao dịch có người phiên dịch trở thành vấn đề có ý nghĩa đặc biệt, nhằm bảo đảm tính xác thực của ý chí, phòng ngừa tranh chấp và làm rõ trách nhiệm pháp lý khi phát sinh rủi ro. Bài viết này phân tích các yêu cầu pháp lý và giá trị thực tiễn của việc lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp giao dịch có người phiên dịch tham gia.
>>> Xem thêm: Văn phòng Công chứng có được quyền từ chối công chứng không? – Phân tích từ thực tiễn
1. Vai trò pháp lý của người phiên dịch trong hoạt động công chứng
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, người phiên dịch là người có đủ năng lực hành vi dân sự, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu công chứng sử dụng, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung phiên dịch của mình.
Trong giao dịch công chứng, người phiên dịch không phải là chủ thể của hợp đồng nhưng đóng vai trò trung gian quan trọng trong việc chuyển tải đầy đủ, chính xác ý chí của người yêu cầu công chứng đến công chứng viên và các bên còn lại. Do đó, mọi sai sót trong hoạt động phiên dịch đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và giá trị chứng cứ của văn bản công chứng.
2. Đặc thù của hồ sơ công chứng khi có người phiên dịch
So với hồ sơ công chứng thông thường, hồ sơ công chứng trong giao dịch có người phiên dịch có những đặc thù riêng, bao gồm:
Có thêm tài liệu liên quan đến người phiên dịch
Có khả năng tồn tại song song nhiều ngôn ngữ trong cùng một giao dịch
Gia tăng rủi ro tranh chấp về việc hiểu đúng, hiểu đủ nội dung hợp đồng
Chính những đặc thù này đặt ra yêu cầu cao hơn đối với việc lưu trữ hồ sơ công chứng, nhằm bảo đảm khả năng chứng minh đầy đủ quá trình hình thành ý chí của các bên.
Việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu này giúp xác định rõ chủ thể phiên dịch và phạm vi trách nhiệm của họ trong trường hợp phát sinh khiếu nại, tranh chấp.
4. Yêu cầu về tính nguyên vẹn và khả năng đối chiếu của hồ sơ lưu trữ
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng phải được lưu trữ an toàn, bảo đảm không bị sửa chữa, tẩy xóa hoặc thất lạc. Đối với giao dịch có người phiên dịch, yêu cầu này còn mang ý nghĩa đặc biệt ở các khía cạnh sau:
Thứ nhất, bảo đảm khả năng đối chiếu giữa nội dung phiên dịch và nội dung văn bản công chứng bằng tiếng Việt.
Thứ hai, xác định chính xác việc người yêu cầu công chứng đã được giải thích, hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình thông qua phiên dịch.
Thứ ba, làm căn cứ đánh giá trách nhiệm của công chứng viên và người phiên dịch nếu xảy ra tranh chấp về ý chí tự nguyện hoặc nội dung giao dịch.
5. Giá trị của hồ sơ công chứng lưu trữ trong giải quyết tranh chấp
Trong thực tiễn xét xử, không ít tranh chấp phát sinh từ giao dịch có yếu tố ngôn ngữ, trong đó đương sự cho rằng mình “không hiểu” hoặc “bị hiểu sai” nội dung hợp đồng. Khi đó, hồ sơ công chứng lưu trữ có vai trò quan trọng:
Là căn cứ xác định giao dịch có tuân thủ đúng quy trình công chứng hay không
Chứng minh sự tham gia hợp pháp của người phiên dịch
Làm rõ phạm vi và mức độ trách nhiệm của người phiên dịch đối với nội dung đã chuyển ngữ
Hồ sơ lưu trữ đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền đánh giá chính xác bản chất giao dịch, hạn chế việc phủ nhận ý chí đã được thể hiện tại thời điểm công chứng.
6. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng trong lưu trữ hồ sơ có người phiên dịch
Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
Kiểm tra điều kiện của người phiên dịch trước khi cho tham gia giao dịch
Hướng dẫn người phiên dịch ký xác nhận đầy đủ trong hồ sơ
Bảo mật thông tin, đặc biệt khi hồ sơ chứa nội dung bằng ngôn ngữ nước ngoài hoặc thông tin nhạy cảm
Bảo quản hồ sơ trong suốt thời hạn lưu trữ theo quy định pháp luật
Việc lơ là trong khâu lưu trữ có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý cho tổ chức hành nghề công chứng khi không chứng minh được tính hợp pháp của giao dịch.
7. Nhận xét và kiến nghị
Có thể thấy, lưu trữ hồ sơ công chứng khi giao dịch có người phiên dịch không đơn thuần là yêu cầu kỹ thuật mà là một biện pháp bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch. Trong bối cảnh gia tăng các giao dịch có yếu tố nước ngoài, cần chú trọng hơn nữa việc chuẩn hóa hồ sơ lưu trữ, đặc biệt là các tài liệu liên quan đến người phiên dịch.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
